Software para um banco de alimentos que você descreve em palavras simples

Por onde começa

Até agora tudo funcionava com fichas de papel, um grupo de mensagens e uma correria a cada trimestre para os financiadores. O negócio nesta demonstração: Quatro funcionários e cerca de 120 voluntários, atendendo em torno de 400 famílias por semana.

Esta é uma demonstração do produto com um negócio fictício, não um depoimento de cliente.

Do que o aplicativo cuida

• As doações de supermercados e campanhas de arrecadação eram anotadas no papel. Cada doação é registrada com seus itens, pesos e datas de validade, e o estoque sobe e desce conforme as cestas saem.
• As famílias se cadastravam em fichas de papel. Um cadastro de famílias guarda os integrantes e as necessidades alimentares, exibido por número, de modo que a tela do balcão nunca mostra o nome de uma família.
• Os turnos dos voluntários eram combinados num grupo de mensagens, então alguns ficavam com falta de gente e outros com excesso. O quadro de turnos mostra cada lacuna e cada turno com excesso de gente, e os voluntários se inscrevem pelo celular.
• O relatório trimestral para os financiadores levava dias para ficar pronto. Escolha um trimestre e o relatório mostra as famílias e pessoas atendidas, e as cestas e os alimentos distribuídos e recebidos.
• Era difícil saber quem tinha retirado a cesta esta semana e quem não tinha. Pergunte quantas famílias foram atendidas e a resposta vem dos registros semanais das cestas.

As telas que a equipe projetou

• A semana de distribuição, num relance, para Equipe: Cestas que ainda faltam entregar, os alimentos para usar primeiro e os turnos que precisam de gente, com cada dia da semana no alto.
• Cada cesta, da montagem à entrega, para Equipe: A cesta de cada família passa de a montar para montada e para retirada, com os alimentos separados do estoque e os lotes mais antigos primeiro.
• Os turnos de um voluntário, para Voluntários: O próximo turno, as vagas ainda abertas e um toque para se inscrever. Os voluntários veem os turnos e seus próprios dados, nunca as famílias.
• Todas as lacunas da semana, numa só tela, para Equipe: Cada turno mostra um ponto para cada pessoa e um anel vermelho para cada vaga ainda aberta, assim os turnos com falta ou excesso de gente se destacam.
• O relatório para financiadores, já calculado, para Gerente: Famílias, pessoas, cestas e alimentos do trimestre, como cada número é contado e o que corrigir antes de enviar.

Rotinas que ele executa

Nesta sessão, a equipe planejou lembretes de turno por e-mail que serão enviados somente pelo app em funcionamento, nunca a partir de um rascunho, e os dados das famílias com acesso restrito por função.

• O estoque acompanha as cestas. Quando uma cesta é montada ou devolvida: O peso diminui ou volta a subir no lote de onde saiu, e a contagem da prateleira continua correta.
• Usar primeiro. Quando um lote está perto da data de validade: Ele sobe para o topo da lista de montagem e entra na contagem de alimentos para usar primeiro da semana.
• Lacunas nos turnos. Quando um turno tem menos inscritos do que precisa: Ele é marcado como com falta de gente no quadro de turnos e na página inicial da equipe.

O que muda para o dono

• O grupo de mensagens foi aposentado. Os voluntários se inscrevem pelo celular, e a equipe vê de uma vez todos os turnos com falta ou excesso de gente.
• Números para os financiadores, sem correria. Os números trimestrais vêm dos registros que o banco de alimentos já mantém, cada um com uma definição simples.
• Os dados das famílias ficam privados. As famílias são listadas por número, e os dados só aparecem para as pessoas cuja função precisa deles.

Quem trabalha nele

Leo, o líder da equipe, chamou os especialistas de que este trabalho precisava: Leo, Sentry, Archie, Dax, Dez, Ana, Cody.

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