Por onde começa
Funcionou até agora com e-mail, pastas compartilhadas e agendas pessoais. O negócio nesta demonstração: Seis advogados e três paralegais cuidando de casos de pequenas empresas e famílias.
Esta é uma demonstração do produto com um negócio fictício, não um depoimento de cliente.
Do que o aplicativo cuida
- Casos, prazos e documentos de clientes estavam espalhados entre e-mail, pastas compartilhadas e agendas pessoais. Cada caso reúne em um só lugar suas datas, documentos, equipe, horas e atividades, e as pessoas veem os casos em que atuam.
- No mês passado o escritório quase perdeu o prazo de um protocolo no tribunal. Cada prazo tem um responsável e um substituto que precisam confirmá-lo, e, se ninguém confirmar, ele sobe aos sócios etapa por etapa.
- Os advogados registravam as horas no papel ou esqueciam, então o escritório cobrava a menos. As horas são registradas em poucos toques no caso, e os dias sem horas são apontados à pessoa.
- Os clientes ligavam para perguntar como andava o caso deles. Cada caso tem um resumo simples de em que pé está e um registro de atividades com datas, e quem atende pode responder na hora.
- Os sócios não conseguiam ver a carga de trabalho, as horas não faturadas nem quais casos estavam em risco. A visão dos sócios mostra os casos em risco com o motivo, a carga de trabalho de cada pessoa e as horas não faturadas.
- Era difícil saber quanto trabalho ainda esperava para ser faturado. Pergunte quais casos estão em risco e quantas horas não foram faturadas, e a equipe responde a partir dos registros.
As telas que a equipe projetou
- O escritório nesta manhã, para Sócios: Casos em risco com o motivo em palavras, prazos escalonados e vencidos, horas não faturadas e o que cada pessoa tem em mãos.
- Hoje, para um advogado, para Advogados: Os prazos que aguardam confirmação vêm primeiro, com uma faixa de trinta dias do que vem pela frente e um lembrete para o dia sem horas registradas.
- Um caso e o que dizer ao cliente, para Advogados e paralegais: Um resumo simples de em que pé está o caso para quem atender o telefone, depois as próximas datas, equipe, documentos, horas e atividades.
- Um prazo com responsável e substituto, para Advogados: Quem é o responsável, quem o substitui e cada etapa de lembrete e escalonamento, para que uma data não passe despercebida.
- Horas, em quatro toques, para Advogados e paralegais: Escolha o caso, toque em uma duração, escreva uma nota e salve, com a semana e os dias faltantes ao lado.
- Horas não faturadas, das mais antigas, para Sócios: O que ainda não foi faturado, caso a caso, com o lançamento mais antigo, o rascunho em aberto e as faturas emitidas, pagas e em atraso.
Rotinas que ele executa
Nesta sessão, a equipe planejou lembretes exibidos no app a partir das datas armazenadas e disse com clareza que nada é enviado em segundo plano por conta própria.
- Lembretes de prazo. Quando um prazo é adicionado, alterado ou reatribuído: O responsável e o substituto são avisados no app, e o prazo mostra suas etapas de lembrete a partir das datas armazenadas.
- Escalonamento. Quando um prazo não é confirmado a tempo: Ele aparece como escalonado ao substituto e depois aos sócios, e o caso fica marcado como em risco até alguém confirmá-lo.
- Horas faltantes. Quando um dia de trabalho termina sem horas registradas: O dia é listado na página da própria pessoa e na visão dos sócios, a menos que tenha sido marcado como folga.
O que muda para o dono
- Um prazo sempre tem alguém por ele. Toda data tem um responsável e um substituto e sobe aos sócios se ninguém a confirmar, então um protocolo não passa despercebido.
- Horas que viram cobrança. As horas são registradas conforme o trabalho é feito, e os sócios veem as horas não faturadas toda manhã.
- Uma resposta quando o cliente liga. A página do caso abre com um resumo simples e os eventos mais recentes, para que qualquer pessoa do escritório diga em que pé está o caso.
Quem trabalha nele
Leo, o líder da equipe, chamou os especialistas de que este trabalho precisava: Leo, Archie, Dax, Dez.
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