Software para uma consultoria que você descreve em palavras simples

Por onde começa

Até agora funcionava com uma planilha de horas preenchida no fim de cada semana. O negócio nesta demonstração: 18 consultores trabalhando em vários projetos de clientes ao mesmo tempo.

Esta é uma demonstração do produto com um negócio fictício, não um depoimento de cliente.

Do que o aplicativo cuida

• As horas eram registradas numa planilha no fim da semana, muitas vezes atrasadas e incompletas. Uma grade semanal já lista os projetos de cada consultor, então as horas são digitadas durante a semana, e as semanas não enviadas aparecem para os gestores.
• As faturas saíam tarde e a consultoria faturava menos do que devia. Horas aprovadas e marcos concluídos são reunidos para o financeiro, que os transforma num rascunho de fatura em poucos cliques.
• Ninguém conseguia ver quem estava sobrecarregado e quem estava livre para o próximo projeto. Uma grade de alocação mostra a carga de cada pessoa semana a semana, com horas de sobrecarga e horas livres em cores.
• Os orçamentos dos projetos estouravam antes que alguém percebesse. O orçamento usado de cada projeto é desenhado contra o seu cronograma, com avisos em três níveis e uma previsão.
• Utilização, rentabilidade dos projetos e o faturamento deste mês não estavam num só lugar. Pergunte o que a consultoria vai faturar neste mês e o que está atrasando, e a equipe responde a partir dos registros.

As telas que a equipe projetou

• A consultoria, neste mês, para Sócios: O que a consultoria espera faturar neste mês, o que está retido por causa das planilhas de horas, a utilização frente à meta, os orçamentos a acompanhar e quem está com horas faltando.
• Minha semana, em poucos números, para Consultores: A semana já lista os projetos do consultor. Registrar é digitar as horas de qualquer dia, com uma observação para a linha da fatura.
• Quem está livre, quem está sobrecarregado, para Sócios: Oito semanas, pessoa por pessoa, em cores: sobrecarregado, cheio, parcialmente ocupado e livre, com as pessoas que têm mais horas livres listadas ao lado.
• Orçamentos, antes de estourarem, para Líderes de projeto: O orçamento usado de cada projeto frente ao quanto do cronograma já andou, com uma previsão e a data em que chega ao próximo alerta.
• Aprovando uma semana, para Líderes de projeto: Semanas enviadas dia a dia, com as horas que pedem uma segunda olhada sinalizadas, e o que a aprovação coloca nas faturas deste mês.
• Das horas aprovadas à fatura, para Financeiro: Horas aprovadas e marcos concluídos estão prontos para entrar num rascunho de fatura, e o rascunho mostra suas linhas, os impostos e o vencimento antes de ser emitido.
• Quais projetos se pagam, para Sócios: A receita obtida frente ao custo do tempo de cada projeto, com a margem até agora e a margem para a qual o projeto caminha.

Rotinas que ele executa

Nesta sessão, a equipe planejou que os alertas de orçamento e os lembretes de horas sejam registrados e enviados por uma pessoa, para que nada saia sozinho.

• Pronto para faturar. Quando um líder de projeto aprova uma semana: As horas entram no valor pronto para faturar daquele cliente, pela taxa de cobrança, para o financeiro adicionar a um rascunho de fatura.
• Alertas de orçamento. Quando um projeto passa de 75%, 90% ou 100% do orçamento: O projeto mostra a situação do seu orçamento, e o líder de projeto registra o alerta, que avisa o líder e o sócio.
• Horas faltantes. Quando uma semana fecha com horas faltando: A visão geral do sócio lista quem está com horas faltando e quantas, com um lembrete que uma pessoa escolhe enviar.

O que muda para o dono

• Faturas que saem no prazo. As horas são registradas e aprovadas durante a semana, então o que está pronto para faturar é conhecido e nada fica para trás.
• Quem está livre, de relance. O próximo projeto é montado a partir da grade de cores de horas livres e sobrecarregadas, e não perguntando por aí.
• Orçamentos que avisam cedo. O orçamento de cada projeto é confrontado com o seu cronograma, então um estouro aparece enquanto ainda dá para fazer algo.

Quem trabalha nele

Leo, o líder da equipe, chamou os especialistas de que este trabalho precisava: Leo, Archie, Ana, Dax, Dez.

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