Software voor een opleidingscentrum die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

De cursuskalender werd bijgehouden in een spreadsheet. Het bedrijf in deze demonstratie: Korte professionele cursussen, vier lokalen, vijftien freelance trainers.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• Niemand wist tot het laatste moment of een cursus genoeg deelnemers had. Elke editie toont zijn plaatsen ten opzichte van het minimum en een editie die risico loopt wordt dagen vóór de beslissing gemeld.
• Inschrijvingen kwamen per telefoon en e-mail, trainers en lokalen werden met de hand geboekt. Eén cursuskalender bevat inschrijvingen, betalingen, trainers en lokalen.
• Certificaten werden een voor een getypt en bedrijven vroegen om facturen. Certificaten volgen uit de aanwezigheidslijst en bedrijfsboekingen dragen hun facturen.
• Geen overzicht van welke cursussen vollopen en welke zichzelf bedruipen. Bezetting en marge per cursus op één pagina.

De schermen die het team heeft ontworpen

• De aanwezigheidslijst, voor Coördinatoren en trainers: De lijst van één sessie op een tablet. Aanwezig, te laat, afwezig of verontschuldigd is één tik per deelnemer.
• Certificaten, voor Coördinatoren: Wie aan de aanwezigheidsregel heeft voldaan en wie niet, met het afdrukbare certificaat naast de lijst.
• Bedrijfsklanten, voor Kantoor: Elk bedrijf met zijn contactpersonen, de medewerkers die het op cursussen heeft geboekt en wat er is gefactureerd.
• Inzichten: bezetting en winst, voor Eigenaar: Een deel van de inzichtenpagina: hoe vol de cursussen zitten en wat ze opleveren na kosten voor trainers en lokalen.

Routines die het uitvoert

Het team plande in deze sessie go of no-go voor elke editie, certificaten op basis van aanwezigheid en bedrijfsfacturen. Deelnemers e-mailen is weggelaten totdat de instelling ervan is geverifieerd.

• Editie met risico. Wanneer een editie onder het minimum zit terwijl de beslisdatum nadert: De editie wordt aan de eigenaar gemeld met de bezette plaatsen en wat er nodig is.
• Certificaten. Wanneer een deelnemer aan de aanwezigheidsregel voldoet: Het certificaat staat klaar om af te drukken vanuit de lijst, zonder iets over te typen.
• Bedrijfsfacturen. Wanneer een bedrijf plaatsen boekt voor zijn medewerkers: De boeking draagt zijn factuur, zodat beide bij elkaar blijven.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Geen verrassingen op het laatste moment. Elke cursus toont hoe vol hij zit ten opzichte van het aantal dat nodig is, zodat de beslissing om door te gaan vroeg wordt genomen en niet op de ochtend zelf.
• Certificaten zonder overtypen. Aanwezigheid wordt één keer per sessie vastgelegd en de certificatenlijst volgt daaruit.
• Bedrijfsboekingen en facturen samen. De medewerkers, cursussen en facturen van een bedrijf staan op één pagina, zodat niemand een factuur uit e-mails hoeft na te bouwen.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Archie, Dax, Dez, Sentry, Cody.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code