Software voor een voedselbank die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

Tot nu toe draaide alles op papieren formulieren, een groepschat en elk kwartaal een race tegen de klok voor de financiers. Het bedrijf in deze demonstratie: Vier medewerkers en ongeveer 120 vrijwilligers, voor zo'n 400 huishoudens per week.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• Giften van supermarkten en inzamelacties werden op papier genoteerd. Elke gift wordt vastgelegd met producten, gewichten en uiterste gebruiksdata, en de voorraad gaat omhoog en omlaag naarmate pakketten het huis uitgaan.
• Gezinnen schreven zich in op papieren formulieren. Een huishoudensregister bevat de leden en dieetwensen, getoond op nummer, zodat een scherm aan de balie nooit de naam van een gezin laat zien.
• Vrijwilligersdiensten werden geregeld in een groepschat, waardoor sommige diensten te weinig mensen hadden en andere te veel. Het dienstenbord toont elk gat en elke overbezette dienst, en vrijwilligers melden zich aan op hun telefoon.
• Het kwartaalrapport aan de financiers kostte dagen werk. Kies een kwartaal en het rapport toont de geholpen huishoudens en mensen, en de uitgedeelde en ontvangen pakketten en voedsel.
• Het was moeilijk te zeggen wie deze week een pakket had opgehaald en wie niet. Vraag hoeveel gezinnen zijn geholpen en het antwoord komt uit de wekelijkse pakketgegevens.

De schermen die het team heeft ontworpen

• De uitdeelweek in één oogopslag, voor Medewerkers: Pakketten die nog moeten worden uitgedeeld, het voedsel dat als eerste op moet en de diensten waar mensen voor nodig zijn, met bovenaan elke dag van de week.
• Elk pakket, van inpakken tot uitdelen, voor Medewerkers: Het pakket van elk huishouden gaat van in te pakken, naar ingepakt, naar opgehaald, met het voedsel uit de voorraad ingepakt en de oudste partijen eerst.
• De diensten van een vrijwilliger, voor Vrijwilligers: De volgende dienst, de plekken die nog vrij zijn en met één tik aanmelden. Vrijwilligers zien diensten en hun eigen gegevens, nooit de gezinnen.
• Elk gat in de week, in één overzicht, voor Medewerkers: Elke dienst toont een stip voor elke persoon en een rode ring voor elke plek die nog vrij is, zodat diensten met te weinig of te veel mensen opvallen.
• Het financiersrapport, al berekend, voor Manager: Huishoudens, mensen, pakketten en voedsel van het kwartaal, hoe elk cijfer wordt geteld en wat je moet herstellen voor je het verstuurt.

Routines die het uitvoert

In deze sessie plande het team herinneringen per e-mail voor diensten, die alleen vanuit de live app worden verstuurd en nooit vanuit een concept, en gegevens van huishoudens die per rol worden afgeschermd.

• Voorraad volgt de pakketten. Wanneer een pakket wordt ingepakt of teruggebracht: Het gewicht gaat omlaag of weer omhoog op de partij waar het uit kwam, zodat de voorraad op de plank klopt.
• Eerst op. Wanneer een partij bijna zijn uiterste gebruiksdatum bereikt: Die komt bovenaan de inpaklijst en telt mee in het voedsel dat deze week als eerste op moet.
• Gaten in diensten. Wanneer een dienst minder aanmeldingen heeft dan nodig: De dienst wordt als onderbezet gemarkeerd op het dienstenbord en op de startpagina voor medewerkers.

Wat er verandert voor de eigenaar

• De groepschat is verleden tijd. Vrijwilligers melden zich aan op hun telefoon en medewerkers zien in één keer elke dienst met te weinig of te veel mensen.
• Cijfers voor financiers zonder haast. De kwartaalcijfers komen uit de gegevens die de voedselbank al bijhoudt, elk met een heldere definitie.
• Gegevens van gezinnen blijven privé. Huishoudens staan op nummer en gegevens zijn alleen zichtbaar voor mensen wier rol ze nodig heeft.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Sentry, Archie, Dax, Dez, Ana, Cody.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code