Hoe een voedselbank draait op BARITA.
Diensten zijn gevuld, pakketten worden bijgehouden en de cijfers voor de financiers liggen klaar.
De situatie: Vier medewerkers en ongeveer 120 vrijwilligers, voor zo'n 400 huishoudens per week.
Het begon met één eenvoudig verzoek.
“Wij zijn een voedselbank met vier medewerkers en ongeveer 120 vrijwilligers en helpen zo'n 400 huishoudens per week. Giften van supermarkten en inzamelacties noteren we op papier, gezinnen schrijven zich in op papieren formulieren en de vrijwilligersdiensten regelen we in een groepschat, waardoor sommige diensten te weinig mensen hebben en andere te veel. …”
Lees het hele verzoek
Wij zijn een voedselbank met vier medewerkers en ongeveer 120 vrijwilligers en helpen zo'n 400 huishoudens per week. Giften van supermarkten en inzamelacties noteren we op papier, gezinnen schrijven zich in op papieren formulieren en de vrijwilligersdiensten regelen we in een groepschat, waardoor sommige diensten te weinig mensen hebben en andere te veel. Ook moeten we elk kwartaal aan onze financiers rapporteren hoeveel mensen we hebben geholpen en wat we hebben uitgedeeld, en dat kost ons dagen werk. Ik wil giften en voorraad beheren, ingeschreven huishoudens en hun wekelijkse pakketten, vrijwilligersdiensten en donateurs, en de cijfers maken waar onze financiers om vragen.
Wat je in de weg zit.
Giften van supermarkten en inzamelacties werden op papier genoteerd.
Gezinnen schreven zich in op papieren formulieren.
Vrijwilligersdiensten werden geregeld in een groepschat, waardoor sommige diensten te weinig mensen hadden en andere te veel.
Het kwartaalrapport aan de financiers kostte dagen werk.
Het was moeilijk te zeggen wie deze week een pakket had opgehaald en wie niet.
Zie hoe het team het aanpakt.
Wij zijn een voedselbank met vier medewerkers en ongeveer 120 vrijwilligers en helpen zo'n 400 huishoudens per week. Giften van supermarkten en inzamelacties noteren we op papier, gezinnen schrijven zich in op papieren formulieren en de vrijwilligersdiensten regelen we in een groepschat, waardoor sommige diensten te weinig mensen hebben en andere te veel. Ook moeten we elk kwartaal aan onze financiers rapporteren hoeveel mensen we hebben geholpen en wat we hebben uitgedeeld, en dat kost ons dagen werk. Ik wil giften en voorraad beheren, ingeschreven huishoudens en hun wekelijkse pakketten, vrijwilligersdiensten en donateurs, en de cijfers maken waar onze financiers om vragen.
Het verzoek zoals het is getypt.
Het verzoekElke vrijwilligersdienst vullen
Het werk verschijnt hier
Hoe elk probleem wordt weggenomen.
Giften van supermarkten en inzamelacties werden op papier genoteerd.
Elke gift wordt vastgelegd met producten, gewichten en uiterste gebruiksdata, en de voorraad gaat omhoog en omlaag naarmate pakketten het huis uitgaan.
De app die het team ontwierp
Gezinnen schreven zich in op papieren formulieren.
Een huishoudensregister bevat de leden en dieetwensen, getoond op nummer, zodat een scherm aan de balie nooit de naam van een gezin laat zien.
De app die het team ontwierp
Vrijwilligersdiensten werden geregeld in een groepschat, waardoor sommige diensten te weinig mensen hadden en andere te veel.
Het dienstenbord toont elk gat en elke overbezette dienst, en vrijwilligers melden zich aan op hun telefoon.
De app die het team ontwierp
Het kwartaalrapport aan de financiers kostte dagen werk.
Kies een kwartaal en het rapport toont de geholpen huishoudens en mensen, en de uitgedeelde en ontvangen pakketten en voedsel.
Een dashboard voor de eigenaar
Het was moeilijk te zeggen wie deze week een pakket had opgehaald en wie niet.
Vraag hoeveel gezinnen zijn geholpen en het antwoord komt uit de wekelijkse pakketgegevens.
Een gewone vraag, beantwoord
Wat dit je uit handen neemt.
De groepschat is verleden tijd
Vrijwilligers melden zich aan op hun telefoon en medewerkers zien in één keer elke dienst met te weinig of te veel mensen.
Cijfers voor financiers zonder haast
De kwartaalcijfers komen uit de gegevens die de voedselbank al bijhoudt, elk met een heldere definitie.
Gegevens van gezinnen blijven privé
Huishoudens staan op nummer en gegevens zijn alleen zichtbaar voor mensen wier rol ze nodig heeft.
Lees verder
Adviesbureau
Uren worden in de week zelf geboekt, dus facturen gaan compleet de deur uit en budgetten worden bewaakt.
Late, onvolledige urenstaten betekenden late facturen en niet-gefactureerd werk. Het team ontwierp één app voor het beheer van het bureau, voor partners, projectleiders, consultants en financiën.
Jouw beurt. Eén bericht is genoeg om te beginnen.
Zeg in je eigen woorden wat je bedrijf nodig heeft. Het team maakt een plan, laat je de schermen zien en bouwt zodra jij akkoord gaat.