Software voor een muziekschool die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

Tot nu toe gerund met een afsprakenagenda, een spreadsheet en heel veel e-mails. Het bedrijf in deze demonstratie: Acht docenten, vijf lokalen en ongeveer 180 leerlingen.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• Lokalen werden dubbel geboekt. De agenda weigert een botsing op het moment dat die ontstaat en biedt vrije plekken aan, zodat niemand rondbelt om opnieuw te boeken.
• Niemand wist zeker wie had betaald. Wat verschuldigd is, wat binnen is en wat achterstallig is voor de periode, altijd actueel.
• Inhaallessen waren een chaos. Een gemiste les wordt een tegoed met een vervaldatum, en de tegoeden die bijna verlopen komen eerst.
• Er was geen eenvoudig overzicht van welke docenten vol zaten. Vraag wie vrije plekken heeft en krijg het antwoord per docent en per lokaal.

De schermen die het team heeft ontworpen

• De agenda, voor Receptie: Elk lokaal voor de dag, met vrije plekken gemarkeerd. Verplaats je een les naar een botsing, dan wordt dat geweigerd, met de dichtstbijzijnde vrije tijden één klik weg.
• De presentielijst van een docent, voor Docenten: De lessen van vandaag op een telefoon. Aanwezig, te laat of afwezig is één tik, en elke docent ziet alleen zijn eigen leerlingen.
• Inhaallessen, voor Receptie: Elk openstaand tegoed, het eerst verlopende bovenaan, met vrije tijden die passen bij de eigen docent van de leerling klaar om te boeken.
• Betalingen, voor Receptie en eigenaar: Wat is binnengekomen en wat achterstallig is, gegroepeerd naar hoe laat het is, met de termijnen van elke leerling ernaast.
• Hoe de periode verloopt, voor Eigenaar: Inschrijvingen, geld binnen tegenover geld verschuldigd, aanwezigheid, openstaande inhaaltegoeden, en welke docenten en lokalen nog vrije tijd hebben.

Routines die het uitvoert

Het team ontwierp in deze sessie lessen die geen lokaal of docent dubbel kunnen boeken, en inhaaltegoeden met een vervaldatum.

• Inhaaltegoed. Als een les met afmelding wordt gemist of door de school wordt geannuleerd: Er wordt een tegoed aangemaakt met zijn vervaldatum.
• Tegoeden die bijna verlopen. Als een tegoed binnen twee weken verloopt: Het gaat naar boven op de lijst van de receptie, met vrije tijden die bij de docent passen.
• Botsing weigeren. Als een boeking twee lessen in één lokaal of bij één docent zou zetten: Ze wordt geweigerd voordat ze wordt opgeslagen.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Het dubbel boeken stopt bij de agenda. Een botsing wordt geweigerd op het moment dat die ontstaat en er worden vrije plekken aangeboden, zodat niemand rondbelt om een lokaal opnieuw te boeken.
• Niemand hoeft te onthouden wie nog een les tegoed heeft. Een gemiste les wordt een tegoed met een vervaldatum, te boeken vanuit één lijst.
• De spreadsheet aan het einde van de periode, altijd actueel. Eén pagina toont inschrijvingen, geld, aanwezigheid en vrije capaciteit voor de periode, zoals het vandaag staat.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Ana, Archie, Dax, Dez, Cody, Sentry.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code