Software voor een bezorgbedrijf die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

Tot nu toe gerund met een whiteboard, chatberichten en papieren strookjes. Het bedrijf in deze demonstratie: 22 bestelbussen en chauffeurs, twee diensten per dag vanuit één depot.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• Routes werden op een whiteboard gepland en als chatberichten naar de chauffeurs gestuurd. De planner stelt de rit van elke chauffeur samen op één bord, en de chauffeur ziet de stops op zijn telefoon.
• Klanten belden de hele dag om te vragen waar hun pakket is. Elke zakelijke klant ziet zijn eigen opdrachten en hun actuele status, met bewijs zodra ze bezorgd zijn.
• Mislukte bezorgingen en afleverbewijzen werden bijgehouden op papieren strookjes. Chauffeurs markeren elke stop op de telefoon als bezorgd of mislukt, met een foto, een handtekening of een reden.
• Elke zakelijke klant aan het eind van de maand correct factureren was een worsteling. Voor elke klant wordt een maandafrekening opgebouwd uit zijn bezorgingen en zijn eigen tarieven, klaar om te controleren.

De schermen die het team heeft ontworpen

• Het planbord, voor Planner: Een baan per chauffeur en bus, met afgeronde stops, de volgende stop en de lading ten opzichte van de limiet van de bus. Opdrachten die nog gepland moeten worden sleep je naar een rit.
• De rit van de chauffeur, voor Chauffeurs: De volgende stop met adres, tijdvenster en instructies, en de stops die eraan komen. Een stop die de planner toevoegt, verschijnt in de lijst.
• Afleverbewijs aan de deur, voor Chauffeurs: Een foto of een handtekening, en wie het pakket heeft ontvangen. Dat vervangt het papieren strookje.
• De eigen bezorgingen van een klant, voor Zakelijke klanten: Elke zakelijke klant volgt zijn eigen opdrachten: gepland, onderweg, bezorgd met bewijs, of niet bezorgd en waarom. Getoond zonder de bovenbalk van de pagina.
• De maandafrekening, opgebouwd uit de bezorgingen, voor Kantoor: Een deel van de maandafrekening van een klant: elke bezorging en elke vergoeding voor een mislukte poging tegen de eigen tarieven van de klant, met btw als aparte regel.
• Op tijd, en hoe vol de bussen zijn, voor Eigenaar: Het percentage op tijd ten opzichte van de doelstelling, hoe vol de bussen vertrekken, de chauffeurs die hulp nodig hebben en waarom bezorgingen mislukken.

Routines die het uitvoert

In deze sessie hield het team routeplanning en maandafrekeningen in menselijke handen: een persoon bepaalt de volgorde van de stops en verstuurt elke afrekening.

• Maandafrekeningen. Als een factuurmaand wordt afgesloten: Voor elke klant wordt een conceptafrekening opgebouwd uit zijn bezorgde opdrachten, kosten voor mislukte pogingen en tarieven. Een persoon controleert hem voordat hij wordt verstuurd.
• Updates voor klanten. Als een chauffeur een stop markeert als bezorgd of mislukt: De klant ziet direct de nieuwe status, met het bewijs of de reden.
• Mislukte bezorgingen om over te beslissen. Als een bezorging mislukt: Hij komt met de reden van de chauffeur op de lijst van de planner, om opnieuw te proberen of terug te sturen naar de klant.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Het whiteboard gaat weg. Ritten worden op één bord gepland, en de planner ziet de voortgang en buslading terwijl de dienst loopt.
• Minder telefoontjes over pakketten. Klanten volgen hun eigen bezorgingen, en elke bezorging heeft een foto, een handtekening of een reden.
• Maandafsluiting wordt een controle. Afrekeningen worden opgebouwd uit de bezorgingen en de tarieven van elke klant, dus facturatie wordt gecontroleerd in plaats van in elkaar geknutseld.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Ana, Archie, Dax, Dez.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code