Waar het begint
Tot nu toe gerund met e-mail, gedeelde mappen en persoonlijke agenda's. Het bedrijf in deze demonstratie: Zes advocaten en drie juridisch medewerkers die dossiers behandelen voor kleine bedrijven en gezinnen.
Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.
Wat de app regelt
- Dossiers, deadlines en cliëntdocumenten stonden verspreid over e-mail, gedeelde mappen en persoonlijke agenda's. Elk dossier bundelt zijn data, documenten, team, uren en activiteit op één plek, en mensen zien de dossiers waar ze aan werken.
- Vorige maand miste het kantoor bijna een deadline bij de rechtbank. Elke deadline heeft een eigenaar en een back-up die hem moeten bevestigen, en bij uitblijven klimt hij stap voor stap op naar de partners.
- Advocaten schreven hun uren op papier of vergaten ze, waardoor het kantoor te weinig factureerde. Uren worden met een paar tikken op het dossier geregistreerd, en dagen zonder uren worden bij de persoon onder de aandacht gebracht.
- Cliënten belden om te vragen hoe het met hun zaak stond. Elk dossier heeft een heldere samenvatting van de stand van zaken en een activiteitenlogboek met data, zodat wie opneemt meteen kan antwoorden.
- De partners konden de werkdruk, de nog niet gefactureerde uren of de dossiers met risico niet zien. Het partneroverzicht toont dossiers met risico met de reden, de werkdruk per persoon en de nog niet gefactureerde uren.
- Het was lastig te weten hoeveel werk nog op facturatie wachtte. Vraag welke dossiers risico lopen en hoeveel uren nog niet zijn gefactureerd, en het team antwoordt uit de gegevens.
De schermen die het team heeft ontworpen
- Het kantoor vanochtend, voor Partners: Dossiers met risico met de reden in woorden, geëscaleerde en verlopen deadlines, nog niet gefactureerde uren en wat ieders bord bevat.
- Vandaag, voor een advocaat, voor Advocaten: Deadlines die op bevestiging wachten staan eerst, met een strook van dertig dagen vooruit en een duwtje voor een dag zonder geschreven uren.
- Een dossier, en wat je de cliënt vertelt, voor Advocaten en juridisch medewerkers: Een heldere samenvatting van de stand van zaken voor wie de telefoon opneemt, daarna de eerstvolgende data, het team, documenten, uren en activiteit.
- Een deadline met een eigenaar en een back-up, voor Advocaten: Wie de eigenaar is, wie als back-up fungeert, en elke herinnering en escalatiestap, zodat een datum niet onopgemerkt blijft liggen.
- Uren, in vier tikken, voor Advocaten en juridisch medewerkers: Kies het dossier, tik een duur aan, schrijf een notitie en bewaar, met de week en eventuele ontbrekende dagen ernaast.
- Nog niet gefactureerde uren, oudste eerst, voor Partners: Wat nog niet is gefactureerd, dossier voor dossier met de oudste invoer, het openstaande concept en de verstuurde, betaalde en te late facturen.
Routines die het uitvoert
In deze sessie plande het team herinneringen die in de app worden getoond op basis van de opgeslagen data, en zei het duidelijk dat er niets uit zichzelf op de achtergrond wordt verstuurd.
- Deadlineherinneringen. Als een deadline wordt toegevoegd, gewijzigd of overgedragen: De eigenaar en de back-up worden in de app op de hoogte gebracht, en de deadline toont zijn herinneringsstappen op basis van de opgeslagen data.
- Escalatie. Als een deadline niet op tijd wordt bevestigd: Hij verschijnt als geëscaleerd naar de back-up en daarna naar de partners, en het dossier wordt als risico gemarkeerd tot iemand hem bevestigt.
- Ontbrekende uren. Als een werkdag eindigt zonder geschreven uren: De dag staat op de eigen pagina van de persoon en in het partneroverzicht, tenzij hij als vrije dag is gemarkeerd.
Wat er verandert voor de eigenaar
- Aan elke deadline hangt altijd iemand. Elke datum heeft een eigenaar en een back-up, en bij uitblijven van bevestiging klimt hij op naar de partners, zodat geen enkel stuk onopgemerkt voorbijgaat.
- Uren die worden gefactureerd. Uren worden vastgelegd terwijl het werk gebeurt, en de partners zien elke ochtend de nog niet gefactureerde uren.
- Een antwoord als de cliënt belt. De dossierpagina opent met een heldere samenvatting en de laatste gebeurtenissen, zodat iedereen op kantoor kan zeggen hoe de zaak ervoor staat.
Wie eraan werkt
Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Archie, Dax, Dez.
Gerelateerde antwoorden
Zeg het team wat je bedrijf nodig heeft
Beschrijf het in je eigen woorden. Jij keurt goed wat live gaat.
Aan de slagAlle functies