Software voor een aannemersbedrijf die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

Tot nu toe gerund met spreadsheets en de hoofden van de uitvoerders. Het bedrijf in deze demonstratie: Vijf tot acht projecten tegelijk, van aanbouwen aan woningen tot kleine kantoorverbouwingen.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• De planning, het budget, de materialen en de onderaannemers van elk project stonden in verschillende spreadsheets en in de hoofden van de uitvoerders. Eén pagina per project bevat de planning, de kosten per regel tegenover het budget, de ploegen en het laatste bouwrapport.
• Kostenoverschrijdingen werden te laat ontdekt. Elk project wordt beoordeeld als op schema, in gevaar of achterlopend, aan de hand van grenzen die de eigenaar instelt, met de reden in één zin.
• Wijzigingsverzoeken van klanten werden op de bouwplaats afgesproken en nooit gefactureerd. Een wijziging wordt geprijsd en vastgelegd goedgekeurd, en komt daarna op de volgende termijnfactuur.
• De avonden gingen op aan het najagen van dagelijkse updates en foto’s. Uitvoerders dienen een rapport met foto’s in vanaf de telefoon, en het kantoor ziet welke bouwplaatsen nog niet hebben gerapporteerd.
• Het was moeilijk te zien welke projecten op schema liggen en welke achterlopen. Vraag welke projecten achterlopen en wat het kost, en het team antwoordt op basis van de kosten, fasen en rapporten.

De schermen die het team heeft ontworpen

• Elk project, het slechtste eerst, voor Eigenaar: Welke projecten achterlopen en waarom, in één zin per project, met planning en kosten tegenover het plan, nog niet gefactureerd meerwerk en de verwachte marge.
• Waarom dit project achterloopt, voor Eigenaar en kantoor: De verwachte oplevering tegenover de afgesproken datum, de kosten per budgetregel tegenover het budget, de fasen op een planning en wat vandaag moet gebeuren.
• Het dagrapport, vanaf de bouwplaats, voor Uitvoerders: Weer, wie er op de bouwplaats was, uitgevoerd werk, vertragingen met de verloren uren en foto’s, ingediend vanaf een telefoon, met een markering als een rapport te laat is.
• Elke bouwplaats, elke dag, voor Eigenaar en kantoor: Rapporten en foto’s van alle bouwplaatsen in één dagboek, met bovenaan de bouwplaatsen die niet hebben gerapporteerd.
• Wijzigingen op de bouwplaats afgesproken, gefactureerd, voor Kantoor: Elk wijzigingsverzoek van de klant, van het verzoek tot de vastgelegde goedkeuring en de termijnfactuur waarop het komt, met het bedrag dat is goedgekeurd maar nog niet gefactureerd.
• Termijnfacturen, voor Kantoor: Wat openstaat, wat is uitgevoerd maar niet gefactureerd, en een termijnfactuur die regel voor regel wordt opgebouwd uit het werk en het goedgekeurde meerwerk.

Routines die het uitvoert

In deze sessie plande het team meldingen in de app en per e-mail; telefoonmeldingen maken geen deel uit van dit eerste plan.

• Meerwerk naar termijnfactuur. Wanneer een goedkeuring van de klant voor een wijziging wordt vastgelegd: De wijziging kan tegen de goedgekeurde prijs worden toegevoegd aan de volgende termijnfactuur van dat project.
• Ontbrekend rapport. Wanneer een actief project langer geen dagrapport heeft dan het aantal dagen dat de eigenaar instelt: Het project wordt in het overzicht en in het bouwdagboek als in gevaar gemarkeerd tot er een rapport is ingediend.
• Projectbeoordeling. Wanneer een kostenpost wordt vastgelegd of een fase verschuift: Het project wordt opnieuw beoordeeld aan de hand van de grenzen die de eigenaar instelt, en de reden wordt uitgeschreven.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Overschrijdingen zien terwijl ze gebeuren. Elk project toont zijn kosten en planning tegenover het plan, zodat een probleem een gesprek op dinsdag is en geen verrassing bij de eindafrekening.
• Niets wat op de bouwplaats is afgesproken blijft ongefactureerd. Wijzigingen van klanten worden geprijsd, vastgelegd goedgekeurd en meegenomen op de volgende termijnfactuur.
• Je avonden terug. Uitvoerders dienen hun rapport en foto’s in vanaf de telefoon, en het kantoor ziet wie dat niet heeft gedaan.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Archie, Dax, Dez.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code