Hoe een adviesbureau draait op BARITA.
Uren worden in de week zelf geboekt, dus facturen gaan compleet de deur uit en budgetten worden bewaakt.
De situatie: 18 consultants die aan meerdere klantprojecten tegelijk werken.
Het begon met één eenvoudig verzoek.
“Ik heb een adviesbureau met 18 consultants die aan meerdere klantprojecten tegelijk werken. Consultants schrijven hun uren aan het eind van de week in een spreadsheet, vaak te laat en onvolledig, dus facturen gaan te laat de deur uit en we factureren te weinig. …”
Lees het hele verzoek
Ik heb een adviesbureau met 18 consultants die aan meerdere klantprojecten tegelijk werken. Consultants schrijven hun uren aan het eind van de week in een spreadsheet, vaak te laat en onvolledig, dus facturen gaan te laat de deur uit en we factureren te weinig. Ik kan niet zien wie overbelast is en wie vrij is voor het volgende project, en projectbudgetten worden overschreden voordat iemand het merkt. Ik wil klanten en projecten beheren met budgetten en mijlpalen, urenstaten, wie waar is ingepland en facturatie, en de declarabiliteit, projectwinstgevendheid en wat we deze maand factureren zien.
Wat je in de weg zit.
Uren werden aan het eind van de week in een spreadsheet geboekt, vaak te laat en onvolledig.
Facturen gingen te laat de deur uit en het bureau factureerde te weinig.
Niemand kon zien wie overbelast is en wie vrij is voor het volgende project.
Projectbudgetten werden overschreden voordat iemand het merkte.
Declarabiliteit, projectwinstgevendheid en de facturatie van deze maand stonden niet op één plek.
Zie hoe het team het aanpakt.
Ik heb een adviesbureau met 18 consultants die aan meerdere klantprojecten tegelijk werken. Consultants schrijven hun uren aan het eind van de week in een spreadsheet, vaak te laat en onvolledig, dus facturen gaan te laat de deur uit en we factureren te weinig. Ik kan niet zien wie overbelast is en wie vrij is voor het volgende project, en projectbudgetten worden overschreden voordat iemand het merkt. Ik wil klanten en projecten beheren met budgetten en mijlpalen, urenstaten, wie waar is ingepland en facturatie, en de declarabiliteit, projectwinstgevendheid en wat we deze maand factureren zien.
Het verzoek zoals het is getypt.
Het verzoekFactureer elk uur dat we werken
Het werk verschijnt hier
Hoe elk probleem wordt weggenomen.
Uren werden aan het eind van de week in een spreadsheet geboekt, vaak te laat en onvolledig.
Een weekraster toont al de projecten van elke consultant, dus uren worden tijdens de week getypt, en niet-ingediende weken zijn zichtbaar voor de managers.
De app die het team ontwierp
Facturen gingen te laat de deur uit en het bureau factureerde te weinig.
Goedgekeurde uren en afgeronde mijlpalen worden verzameld voor de financiële afdeling, die er met een paar klikken een conceptfactuur van maakt.
Een routine die vanzelf draait
Niemand kon zien wie overbelast is en wie vrij is voor het volgende project.
Een capaciteitsraster toont ieders belasting week voor week, met overboekte en vrije uren in kleur.
De app die het team ontwierp
Projectbudgetten werden overschreden voordat iemand het merkte.
Het gebruikte budget van elk project wordt afgezet tegen de planning, met waarschuwingen op drie niveaus en een prognose.
Een dashboard voor de eigenaar
Declarabiliteit, projectwinstgevendheid en de facturatie van deze maand stonden niet op één plek.
Vraag wat het bureau deze maand factureert en wat dat tegenhoudt, en het team antwoordt op basis van de gegevens.
Een gewone vraag, beantwoord
Wat dit je uit handen neemt.
Facturen die op tijd de deur uit gaan
Uren worden tijdens de week geboekt en goedgekeurd, dus wat klaarstaat om te factureren is bekend en er blijft niets liggen.
Wie vrij is, in één oogopslag
Het volgende project wordt bemand vanuit het kleurenraster met vrije en overboekte uren, niet door rond te vragen.
Budgetten die vroeg waarschuwen
Het budget van elk project wordt afgezet tegen zijn planning, zodat een overschrijding zichtbaar is zolang er nog iets aan te doen valt.
Lees verder
Advocatenkantoor
Geen enkele deadline bij de rechtbank blijft zonder eigenaar, en elk gewerkt uur wordt vastgelegd om gefactureerd te worden.
Deadlines, documenten en uren stonden overal verspreid, en een deadline bij de rechtbank werd bijna gemist. Het team ontwierp één praktijkbeheer-app waarin elke deadline een eigenaar en een back-up heeft.
Jouw beurt. Eén bericht is genoeg om te beginnen.
Zeg in je eigen woorden wat je bedrijf nodig heeft. Het team maakt een plan, laat je de schermen zien en bouwt zodra jij akkoord gaat.