Un logiciel pour un centre de formation, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Son calendrier de formations était tenu dans un tableur. L’entreprise de cette démonstration : Formations professionnelles courtes, quatre salles, quinze formateurs indépendants.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• Personne ne savait jusqu'au dernier moment si une formation avait assez de monde. Chaque édition affiche ses places par rapport à son minimum, et une édition à risque est signalée plusieurs jours avant la décision.
• Les inscriptions arrivaient par téléphone et par e-mail, les formateurs et les salles étaient réservés à la main. Un seul calendrier des formations réunit les inscriptions, les paiements, les formateurs et les salles.
• Les attestations étaient saisies une par une, et les entreprises demandaient des factures. Les attestations découlent de la feuille de présence, et les réservations d'entreprise portent leurs factures.
• Aucune vue de quelles formations se remplissent et lesquelles sont rentables. Le remplissage et la marge de chaque formation sur une seule page.

Les écrans conçus par l’équipe

• La feuille de présence, pour Coordinateurs et formateurs : La feuille de présence d'une séance sur tablette. Présent, en retard, absent ou excusé se règle d'une touche par participant.
• Attestations, pour Coordinateurs : Qui a respecté la règle de présence et qui ne l'a pas fait, avec l'attestation imprimable à côté de la liste.
• Entreprises clientes, pour Bureau : Chaque entreprise avec ses contacts, les employés qu'elle a inscrits à des formations et ce qui a été facturé.
• Analyses : remplissage et bénéfice, pour Propriétaire : Une partie de la page d'analyses : le niveau de remplissage des formations et ce qu'elles rapportent après les coûts des formateurs et des salles.

Les routines exécutées

Pendant cette session, l'équipe a prévu la décision de maintien ou d'annulation de chaque édition, les attestations à partir des présences et les factures d'entreprise. L'envoi d'e-mails aux participants a été laissé de côté tant que sa configuration n'est pas vérifiée.

• Édition à risque. Quand une édition est sous son minimum à l'approche de sa date de décision : Elle est signalée au propriétaire avec les places retenues et ce qu'il lui manque.
• Attestations. Quand un participant respecte la règle de présence : Son attestation est prête à imprimer depuis la feuille de présence, sans rien ressaisir.
• Factures d'entreprise. Quand une entreprise réserve des places pour ses employés : La réservation porte sa facture, les deux restent donc ensemble.

Ce qui change pour le propriétaire

• Pas de surprise de dernière minute. Chaque formation montre son niveau de remplissage par rapport au nombre qu'il lui faut, la décision de la maintenir se prend donc tôt, et non le matin même.
• Des attestations sans ressaisie. Les présences sont prises une fois par séance, et la liste des attestations en découle.
• Réservations et factures d'entreprise réunies. Les employés, les formations et les factures d'une entreprise tiennent sur une seule page, pour que personne ne reconstitue une facture à partir d'e-mails.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Archie, Dax, Dez, Sentry, Cody.

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