Un logiciel pour une banque alimentaire, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Gérée jusqu'ici avec des formulaires papier, une discussion de groupe et une course contre la montre chaque trimestre pour les financeurs. L’entreprise de cette démonstration : Quatre salariés et environ 120 bénévoles, pour environ 400 foyers servis chaque semaine.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• Les dons des supermarchés et des collectes étaient notés sur papier. Chaque don est enregistré avec ses articles, leurs poids et leurs dates limites de consommation, et le stock monte et descend au fil des colis distribués.
• Les familles s'inscrivaient sur des formulaires papier. Un registre des foyers réunit les membres et les besoins alimentaires, affichés par numéro afin qu'un écran au comptoir ne montre jamais le nom d'une famille.
• Les créneaux des bénévoles s'organisaient dans une discussion de groupe, si bien que certains manquaient de monde et d'autres étaient surchargés. Le tableau des créneaux montre chaque manque et chaque créneau surchargé, et les bénévoles s'inscrivent depuis leur téléphone.
• Le rapport trimestriel aux financeurs demandait des jours de travail. Choisissez un trimestre et le rapport montre les foyers et les personnes aidés, ainsi que les colis et la nourriture distribués et reçus.
• Il était difficile de dire qui avait retiré un colis cette semaine et qui ne l'avait pas fait. Demandez combien de familles ont été aidées, et la réponse vient des registres hebdomadaires des colis.

Les écrans conçus par l’équipe

• La semaine de distribution, d'un coup d'œil, pour Salariés : Les colis restant à distribuer, les aliments à utiliser en priorité et les créneaux qui ont besoin de monde, avec chaque jour de la semaine en haut.
• Chaque colis, de la préparation à la remise, pour Salariés : Le colis de chaque foyer passe de à préparer à préparé, puis à retiré, avec les aliments prélevés dans le stock en commençant par les lots les plus anciens.
• Les créneaux d'un bénévole, pour Bénévoles : Le prochain créneau, les places encore libres et une seule touche pour s'inscrire. Les bénévoles voient les créneaux et leurs propres informations, jamais les familles.
• Tous les trous de la semaine, en une seule vue, pour Salariés : Chaque créneau affiche un point par personne et un cercle rouge par place encore libre, de sorte que les créneaux en sous-effectif ou surchargés ressortent.
• Le rapport aux financeurs, déjà calculé, pour Responsable : Foyers, personnes, colis et nourriture du trimestre, la façon dont chaque chiffre est compté et ce qu'il faut corriger avant l'envoi.

Les routines exécutées

Pendant cette session, l'équipe a prévu des rappels de créneau par e-mail, envoyés uniquement depuis l'application en service et jamais depuis un brouillon, ainsi qu'un accès aux informations des foyers limité selon le rôle.

• Le stock suit les colis. Quand un colis est préparé ou remis en stock : Le poids baisse ou remonte sur le lot d'où il provient, pour que le décompte des étagères reste juste.
• À utiliser en priorité. Quand un lot approche de sa date limite de consommation : Il monte en tête de la liste de préparation et il est compté parmi les aliments à utiliser en priorité de la semaine.
• Manques de bénévoles. Quand un créneau compte moins d'inscrits que nécessaire : Il est signalé en sous-effectif sur le tableau des créneaux et sur la page d'accueil des salariés.

Ce qui change pour le propriétaire

• La discussion de groupe, c'est fini. Les bénévoles s'inscrivent depuis leur téléphone, et les salariés voient d'un coup tous les créneaux en sous-effectif ou surchargés.
• Les chiffres des financeurs sans la course contre la montre. Les chiffres trimestriels viennent des registres que la banque alimentaire tient déjà, chacun avec une définition claire.
• Les informations des familles restent privées. Les foyers sont listés par numéro, et les détails ne sont montrés qu'aux personnes dont le rôle en a besoin.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Sentry, Archie, Dax, Dez, Ana, Cody.

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