Comment une banque alimentaire fonctionne avec BARITA.
Les créneaux sont pourvus, les colis suivis et les chiffres des financeurs prêts.
Le contexte : Quatre salariés et environ 120 bénévoles, pour environ 400 foyers servis chaque semaine.
Tout a commencé par une demande simple.
“Nous sommes une banque alimentaire avec quatre salariés et environ 120 bénévoles, et nous servons environ 400 foyers par semaine. Les dons des supermarchés et des collectes sont notés sur papier, les familles s'inscrivent sur des formulaires papier et les créneaux des bénévoles s'organisent dans une discussion de groupe, si bien que certains créneaux manquent de monde et d'autres sont surchargés. …”
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Nous sommes une banque alimentaire avec quatre salariés et environ 120 bénévoles, et nous servons environ 400 foyers par semaine. Les dons des supermarchés et des collectes sont notés sur papier, les familles s'inscrivent sur des formulaires papier et les créneaux des bénévoles s'organisent dans une discussion de groupe, si bien que certains créneaux manquent de monde et d'autres sont surchargés. Nous devons aussi rendre compte à nos financeurs chaque trimestre du nombre de personnes aidées et de ce que nous avons distribué, ce qui demande des jours de travail. Je veux gérer les dons et les stocks, les foyers inscrits et leurs colis hebdomadaires, les créneaux de bénévolat et les donateurs, et produire les chiffres que nos financeurs demandent.
Ce qui vous freine.
Les dons des supermarchés et des collectes étaient notés sur papier.
Les familles s'inscrivaient sur des formulaires papier.
Les créneaux des bénévoles s'organisaient dans une discussion de groupe, si bien que certains manquaient de monde et d'autres étaient surchargés.
Le rapport trimestriel aux financeurs demandait des jours de travail.
Il était difficile de dire qui avait retiré un colis cette semaine et qui ne l'avait pas fait.
Regardez l’équipe s’en charger.
Nous sommes une banque alimentaire avec quatre salariés et environ 120 bénévoles, et nous servons environ 400 foyers par semaine. Les dons des supermarchés et des collectes sont notés sur papier, les familles s'inscrivent sur des formulaires papier et les créneaux des bénévoles s'organisent dans une discussion de groupe, si bien que certains créneaux manquent de monde et d'autres sont surchargés. Nous devons aussi rendre compte à nos financeurs chaque trimestre du nombre de personnes aidées et de ce que nous avons distribué, ce qui demande des jours de travail. Je veux gérer les dons et les stocks, les foyers inscrits et leurs colis hebdomadaires, les créneaux de bénévolat et les donateurs, et produire les chiffres que nos financeurs demandent.
La demande telle qu’elle a été saisie.
La demandePourvoir chaque créneau de bénévolat
Le travail apparaît ici
Comment chacun de ces obstacles est levé.
Les dons des supermarchés et des collectes étaient notés sur papier.
Chaque don est enregistré avec ses articles, leurs poids et leurs dates limites de consommation, et le stock monte et descend au fil des colis distribués.
L’application conçue par l’équipe
Les familles s'inscrivaient sur des formulaires papier.
Un registre des foyers réunit les membres et les besoins alimentaires, affichés par numéro afin qu'un écran au comptoir ne montre jamais le nom d'une famille.
L’application conçue par l’équipe
Les créneaux des bénévoles s'organisaient dans une discussion de groupe, si bien que certains manquaient de monde et d'autres étaient surchargés.
Le tableau des créneaux montre chaque manque et chaque créneau surchargé, et les bénévoles s'inscrivent depuis leur téléphone.
L’application conçue par l’équipe
Le rapport trimestriel aux financeurs demandait des jours de travail.
Choisissez un trimestre et le rapport montre les foyers et les personnes aidés, ainsi que les colis et la nourriture distribués et reçus.
Un tableau de bord pour le propriétaire
Il était difficile de dire qui avait retiré un colis cette semaine et qui ne l'avait pas fait.
Demandez combien de familles ont été aidées, et la réponse vient des registres hebdomadaires des colis.
Une question simple, une réponse
Ce que cela vous épargne.
La discussion de groupe, c'est fini
Les bénévoles s'inscrivent depuis leur téléphone, et les salariés voient d'un coup tous les créneaux en sous-effectif ou surchargés.
Les chiffres des financeurs sans la course contre la montre
Les chiffres trimestriels viennent des registres que la banque alimentaire tient déjà, chacun avec une définition claire.
Les informations des familles restent privées
Les foyers sont listés par numéro, et les détails ne sont montrés qu'aux personnes dont le rôle en a besoin.
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Cabinet de conseil
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