Un logiciel pour un cabinet d'avocats, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Géré jusqu'ici avec des e-mails, des dossiers partagés et des agendas personnels. L’entreprise de cette démonstration : Six avocats et trois juristes assistants qui traitent des dossiers pour des petites entreprises et des familles.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• Les dossiers, les échéances et les documents des clients étaient éparpillés entre les e-mails, les dossiers partagés et les agendas personnels. Chaque dossier réunit au même endroit ses dates, ses documents, son équipe, son temps et son activité, et chacun voit les dossiers sur lesquels il travaille.
• Le mois dernier, le cabinet a failli manquer la date limite d'un dépôt au tribunal. Chaque échéance a un responsable et un suppléant qui doivent la prendre en compte, et elle remonte aux associés étape par étape si personne ne le fait.
• Les avocats notaient leur temps sur papier ou l'oubliaient, si bien que le cabinet facturait moins qu'il ne le devait. Le temps se saisit en quelques touches sur le dossier, et les jours sans temps saisi sont signalés à la personne.
• Des clients appelaient pour savoir où en était leur affaire. Chaque dossier a un résumé clair de son état et un journal d'activité daté, si bien que la personne qui répond peut renseigner le client tout de suite.
• Les associés ne pouvaient pas voir la charge de travail, le temps non facturé ni les dossiers à risque. La vue associé montre les dossiers à risque avec leur raison, la charge de travail de chacun et le temps non facturé.
• Il était difficile de savoir quelle part du travail restait à facturer. Demandez quels dossiers sont à risque et combien de temps n'est pas facturé, et l'équipe répond à partir des enregistrements.

Les écrans conçus par l’équipe

• Le cabinet ce matin, pour Associés : Dossiers à risque avec la raison en toutes lettres, échéances escaladées ou en retard, temps non facturé et ce que chacun a en cours.
• Aujourd'hui, pour un avocat, pour Avocats : Les échéances en attente de prise en compte viennent en premier, avec une bande de trente jours de ce qui arrive et un rappel pour un jour sans temps saisi.
• Un dossier, et ce qu'il faut dire au client, pour Avocats et juristes assistants : Un résumé clair de l'état du dossier pour la personne qui décroche le téléphone, puis ses prochaines dates, l'équipe, les documents, le temps et l'activité.
• Une échéance avec un responsable et un suppléant, pour Avocats : Qui en est responsable, qui assure le relais, et chaque étape de rappel et d'escalade, pour qu'une date ne reste jamais inaperçue.
• Le temps, en quatre touches, pour Avocats et juristes assistants : Choisir le dossier, toucher une durée, écrire une note et enregistrer, avec la semaine et les jours manquants à côté.
• Temps non facturé, du plus ancien au plus récent, pour Associés : Ce qui n'a pas été facturé, dossier par dossier avec la saisie la plus ancienne, le brouillon en cours et les factures émises, payées et en retard.

Les routines exécutées

Dans cette session, l'équipe a prévu des rappels affichés dans l'application à partir des dates enregistrées, et a précisé clairement que rien n'est envoyé en arrière-plan de façon autonome.

• Rappels d'échéances. Quand une échéance est ajoutée, modifiée ou réattribuée : Le responsable et le suppléant sont prévenus dans l'application, et l'échéance affiche ses étapes de rappel à partir de ses dates enregistrées.
• Escalade. Quand une échéance n'est pas prise en compte à temps : Elle apparaît comme escaladée au suppléant puis aux associés, et le dossier est marqué à risque jusqu'à ce que quelqu'un la prenne en compte.
• Temps manquant. Quand une journée de travail se termine sans temps saisi : Le jour est indiqué sur la page de la personne et dans la vue associé, sauf s'il a été marqué comme jour de congé.

Ce qui change pour le propriétaire

• Une échéance a toujours quelqu'un derrière elle. Chaque date a un responsable et un suppléant, et elle remonte aux associés si personne ne la prend en compte, si bien qu'un dépôt ne peut pas passer inaperçu.
• Du temps qui se facture. Les heures sont saisies au fil du travail, et les associés voient le temps non facturé chaque matin.
• Une réponse quand le client appelle. La page du dossier s'ouvre sur un résumé clair et les derniers événements, si bien que n'importe qui au cabinet peut dire où en est l'affaire.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Archie, Dax, Dez.

Réponses associées

• Voir l’exemple

• Comment créer une application métier sans code