Un logiciel pour un salon de beauté, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Géré jusqu'ici avec un agenda papier, des appels et des messages. L’entreprise de cette démonstration : Huit coiffeurs et esthéticiennes, beaucoup de clients fidèles et un rayon de produits à la vente.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• Les rendez-vous étaient notés dans un agenda papier, d'où des doubles réservations et des trous dans la journée. Un seul agenda avec une colonne par coiffeur évite les chevauchements, et les créneaux à remplir apparaissent dans la journée.
• Les absences laissaient des fauteuils vides. Les rappels sont listés la veille, et une absence libère le créneau et est comptabilisée.
• Personne ne gardait trace de ce que chaque client avait eu la dernière fois, de ses formules de couleur ou de ses allergies. Chaque client a une fiche avec son historique, sa formule et ses allergies, visible du coiffeur qui le reçoit.
• Les commissions étaient calculées à la main en fin de mois. La commission est calculée à partir des ventes de chaque jour par coiffeur, puis le mois est vérifié et clôturé.
• Les produits en rayon étaient en rupture sans que personne ne s'en aperçoive. Le rayon montre ce qui est en rupture et ce qui est bas, et ce qu'il faut recommander à chaque fournisseur.
• On ne savait pas clairement quelles prestations et quels coiffeurs rapportaient le plus. Demandez qui et quoi rapporte le plus, et l'équipe classe les coiffeurs et les prestations par rapport au mois dernier.

Les écrans conçus par l’équipe

• Qui et quoi rapporte le plus, pour Propriétaire : Chiffre d'affaires des prestations, ventes de produits, ticket moyen, commissions et absences du mois en cours, avec les coiffeurs et les prestations classés par rapport au mois dernier et le rayon à recommander.
• L'agenda du jour, pour Accueil : Une colonne par coiffeur, avec le statut de la réservation sur chaque carte, un signal d'allergie le cas échéant et les créneaux libres à remplir d'une seule touche.
• Ma journée au fauteuil, pour Coiffeurs : Les clients du jour, avec la dernière formule de couleur, l'allergie et les préférences sous les yeux du coiffeur avant que le client ne s'asseye.
• Le fichier clients, pour Accueil et coiffeurs : L'historique de chaque client, ses formules de couleur, ses allergies avec consentement, ses préférences et son forfait, retrouvés par nom, téléphone ou pseudo.
• Forfaits et séances, pour Accueil et propriétaire : Les forfaits prépayés avec les séances restantes de chaque client et celles qui vont expirer.
• Commissions, clôturées chaque mois, pour Propriétaire : La commission de chaque coiffeur pour le mois, calculée à partir des ventes du jour, prête à vérifier et à clôturer.

Les routines exécutées

Dans cette session, l'équipe a prévu que les rappels soient consignés par l'accueil et que les paiements soient enregistrés plutôt qu'encaissés en ligne.

• Rappels. La veille d'un rendez-vous : L'accueil voit qui reste à rappeler et consigne le rappel : chaque client est contacté une seule fois et une absence n'est pas une surprise.
• Commission. Quand une vente est enregistrée : Elle est ajoutée à la commission du coiffeur au taux appliqué lors de la vente, prête pour la clôture du mois.
• Stock bas. Quand un produit passe sous son seuil de réapprovisionnement : Il apparaît dans la liste du rayon à recommander, avec la durée pendant laquelle le reste suffira.

Ce qui change pour le propriétaire

• Un agenda sans chevauchement. Chaque coiffeur a une colonne, et les trous de la journée sont affichés pour pouvoir être comblés.
• Des clients reconnus. La dernière formule, l'allergie et les préférences sont sous les yeux du coiffeur avant que le client ne s'asseye.
• Une fin de mois sans calculs. La commission est calculée au fil des ventes, et le mois est vérifié et clôturé au même endroit.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Archie, Dax, Dez.

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