Software para un centro de formación que describes con tus palabras

Dónde empieza

Su calendario de cursos se llevaba en una hoja de cálculo. El negocio de esta demostración: Cursos profesionales cortos, cuatro aulas, quince formadores autónomos.

Esto es una demostración del producto con un negocio inventado, no un caso de cliente.

De qué se ocupa la aplicación

• Nadie sabía hasta el último momento si un curso tenía gente suficiente. Cada edición muestra sus plazas frente a su mínimo, y una edición en riesgo se avisa días antes de la decisión.
• Las inscripciones llegaban por teléfono y correo, y los formadores y las aulas se reservaban a mano. Un solo calendario de cursos reúne inscripciones, pagos, formadores y aulas.
• Los certificados se escribían uno por uno, y las empresas pedían facturas. Los certificados salen del registro de asistencia, y las reservas de empresas llevan sus facturas.
• No había forma de ver qué cursos se llenan y cuáles se pagan solos. Ocupación y margen por curso en una sola página.

Las pantallas que diseñó el equipo

• El registro de asistencia, para Coordinadores y formadores: El registro de una sesión en una tableta. Presente, tarde, ausente o justificado es un toque por participante.
• Certificados, para Coordinadores: Quién ha cumplido la regla de asistencia y quién no, con el certificado imprimible junto a la lista.
• Empresas clientes, para Oficina: Cada empresa con sus contactos, el personal que ha inscrito en cursos y lo que se ha facturado.
• Estadísticas: ocupación y beneficio, para Propietario: Parte de la página de estadísticas: cuán llenos están los cursos y lo que ganan tras los costes de formadores y aulas.

Rutinas que ejecuta

En esta sesión el equipo planificó la decisión de impartir o no cada edición, los certificados a partir de la asistencia y las facturas a empresas. El envío de correos a los participantes se dejó fuera hasta verificar su configuración.

• Edición en riesgo. Cuando una edición está por debajo de su mínimo y se acerca la fecha de decisión: Se avisa al propietario con las plazas reservadas y lo que le falta.
• Certificados. Cuando un participante cumple la regla de asistencia: Su certificado queda listo para imprimir desde el registro, sin volver a escribir nada.
• Facturas a empresas. Cuando una empresa reserva plazas para su personal: La reserva lleva su factura, así que ambas se mantienen juntas.

Qué cambia para el dueño

• Sin sorpresas de última hora. Cada curso muestra cuán lleno está frente al número que necesita, así que la decisión de impartirlo se toma con tiempo, no la misma mañana.
• Certificados sin volver a escribirlos. La asistencia se toma una vez por sesión, y la lista de certificados sale de ella.
• Reservas y facturas de empresas, juntas. El personal, los cursos y las facturas de una empresa están en una sola página, así que nadie reconstruye una factura a partir de correos.

Quién trabaja en ello

Leo, el líder, llamó a los expertos que este trabajo necesitaba: Leo, Archie, Dax, Dez, Sentry, Cody.

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