Software para un banco de alimentos que describes con tus palabras

Dónde empieza

Funcionaba hasta ahora con formularios de papel, un chat de grupo y una carrera trimestral para los financiadores. El negocio de esta demostración: Cuatro empleados y unos 120 voluntarios, que atienden a unos 400 hogares por semana.

Esto es una demostración del producto con un negocio inventado, no un caso de cliente.

De qué se ocupa la aplicación

• Las donaciones de supermercados y colectas se anotaban en papel. Cada donación se registra con sus artículos, pesos y fechas de caducidad, y las existencias suben y bajan a medida que salen los paquetes.
• Las familias se inscribían en formularios de papel. Un registro de hogares guarda a los miembros y sus necesidades alimentarias, que se muestran por número para que una pantalla en el mostrador nunca muestre el nombre de una familia.
• Los turnos de voluntarios se organizaban en un chat de grupo, así que algunos se quedaban cortos de gente y otros se llenaban de más. El tablero de turnos muestra cada hueco y cada turno sobrecargado, y los voluntarios se apuntan desde el móvil.
• El informe trimestral para los financiadores llevaba días prepararlo. Eliges un trimestre y el informe muestra los hogares y las personas atendidas, y los paquetes y alimentos repartidos y recibidos.
• Era difícil saber quién había recogido su paquete esta semana y quién no. Preguntas a cuántas familias se ayudó y la respuesta sale de los registros semanales de paquetes.

Las pantallas que diseñó el equipo

• La semana de reparto, de un vistazo, para Personal: Paquetes pendientes de entregar, alimentos para usar primero y turnos que necesitan gente, con cada día de la semana arriba.
• Cada paquete, del empaquetado a la entrega, para Personal: El paquete de cada hogar pasa de por empaquetar a empaquetado y a recogido, con los alimentos tomados de las existencias y los lotes más antiguos primero.
• Los turnos de un voluntario, para Voluntarios: El próximo turno, los puestos que quedan libres y un toque para apuntarse. Los voluntarios ven los turnos y sus propios datos, nunca a las familias.
• Cada hueco de la semana, en una sola vista, para Personal: Cada turno muestra un punto por cada persona y un círculo rojo por cada puesto aún libre, así los turnos con falta de gente o sobrecargados destacan.
• El informe para financiadores, ya calculado, para Responsable: Hogares, personas, paquetes y alimentos del trimestre, cómo se cuenta cada cifra y qué corregir antes de enviarlo.

Rutinas que ejecuta

En esta sesión el equipo planificó que los recordatorios de turnos por correo se envíen solo desde la app en funcionamiento, nunca desde un borrador, y que los datos de los hogares se restrinjan según el rol.

• Las existencias siguen a los paquetes. Cuando un paquete se empaqueta o se devuelve: El peso baja o vuelve a subir en el lote del que salió, así que el recuento de los estantes siempre es correcto.
• Usar primero. Cuando un lote está cerca de su fecha de caducidad: Sube al principio de la lista de empaquetado y se cuenta entre los alimentos que hay que usar primero esa semana.
• Huecos en turnos. Cuando un turno tiene menos personas apuntadas de las que necesita: Se marca como corto de gente en el tablero de turnos y en la página de inicio del personal.

Qué cambia para el dueño

• Se acabó el chat de grupo. Los voluntarios se apuntan desde el móvil y el personal ve de una vez todos los turnos con falta de gente o sobrecargados.
• Cifras para los financiadores sin carreras. Las cifras trimestrales salen de los registros que el banco de alimentos ya lleva, cada una con una definición clara.
• Los datos de las familias siguen siendo privados. Los hogares se listan por número, y los datos solo se muestran a las personas cuyo rol los necesita.

Quién trabaja en ello

Leo, el líder, llamó a los expertos que este trabajo necesitaba: Leo, Sentry, Archie, Dax, Dez, Ana, Cody.

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