Software para un despacho de abogados que describes con tus palabras

Dónde empieza

Hasta ahora funcionaba con correo, carpetas compartidas y calendarios personales. El negocio de esta demostración: Seis abogados y tres asistentes jurídicos que llevan asuntos de pequeñas empresas y familias.

Esto es una demostración del producto con un negocio inventado, no un caso de cliente.

De qué se ocupa la aplicación

• Los asuntos, los plazos y los documentos de clientes estaban repartidos entre el correo, carpetas compartidas y calendarios personales. Cada asunto reúne en un solo lugar sus fechas, documentos, equipo, horas y actividad, y cada persona ve los asuntos en que participa.
• El mes pasado el despacho casi dejó pasar el plazo de presentación de un escrito judicial. Cada plazo tiene un responsable y un suplente que deben confirmarlo, y si nadie lo hace sube paso a paso hasta los socios.
• Los abogados anotaban las horas en papel o se les olvidaba, y el despacho facturaba de menos. Las horas se registran con unos pocos toques sobre el asunto, y a cada persona se le señalan los días sin horas.
• Los clientes llamaban para preguntar cómo iba su caso. Cada asunto tiene un resumen claro de cómo va y un registro de actividad con fechas, así que quien conteste puede responder al momento.
• Los socios no podían ver la carga de trabajo, las horas sin facturar ni qué asuntos estaban en riesgo. La vista de socios muestra los asuntos en riesgo con el motivo, la carga de trabajo de cada persona y las horas sin facturar.
• Era difícil saber cuánto trabajo quedaba por facturar. Pregunta qué asuntos están en riesgo y cuántas horas hay sin facturar, y el equipo responde a partir de los registros.

Las pantallas que diseñó el equipo

• El despacho esta mañana, para Socios: Asuntos en riesgo con el motivo en palabras, plazos escalados y vencidos, horas sin facturar y lo que lleva cada persona.
• Hoy, para un abogado, para Abogados: Primero los plazos pendientes de confirmar, con una franja de treinta días de lo que viene y un aviso cuando un día no tiene horas registradas.
• Un asunto y qué decirle al cliente, para Abogados y asistentes jurídicos: Un resumen claro de cómo va el asunto para quien conteste el teléfono, y después sus próximas fechas, equipo, documentos, horas y actividad.
• Un plazo con responsable y suplente, para Abogados: Quién lo lleva, quién lo respalda, y cada paso de recordatorio y escalado, para que una fecha no pase inadvertida.
• Horas, en cuatro toques, para Abogados y asistentes jurídicos: Elige el asunto, toca una duración, escribe una nota y guarda, con la semana y los días que faltan al lado.
• Horas sin facturar, las más antiguas primero, para Socios: Lo que no se ha facturado, asunto por asunto con la anotación más antigua, el borrador abierto y las facturas emitidas, cobradas y vencidas.

Rutinas que ejecuta

En esta sesión el equipo planificó recordatorios que se muestran en la aplicación a partir de las fechas guardadas, y dijo con claridad que no se envía nada por su cuenta en segundo plano.

• Recordatorios de plazos. Cuando se añade, cambia o reasigna un plazo: El responsable y el suplente reciben el aviso en la aplicación, y el plazo muestra sus pasos de recordatorio a partir de las fechas guardadas.
• Escalado. Cuando un plazo no se confirma a tiempo: Aparece como escalado al suplente y después a los socios, y el asunto se marca en riesgo hasta que alguien lo confirme.
• Horas sin registrar. Cuando termina un día laborable sin horas registradas: El día aparece en la página de la propia persona y en la vista de socios, salvo que se haya marcado como día libre.

Qué cambia para el dueño

• Un plazo siempre tiene a alguien al cargo. Cada fecha tiene un responsable y un suplente, y sube hasta los socios si nadie la confirma, así que un escrito no puede pasar inadvertido.
• Horas que se facturan. Las horas se registran a medida que se hace el trabajo, y los socios ven las horas sin facturar cada mañana.
• Una respuesta cuando llama el cliente. La página del asunto se abre con un resumen claro y los últimos eventos, así que cualquiera en el despacho puede decir cómo va el caso.

Quién trabaja en ello

Leo, el líder, llamó a los expertos que este trabajo necesitaba: Leo, Archie, Dax, Dez.

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