Dónde empieza
Hasta ahora se gestionaba con hojas de cálculo y con la cabeza de los jefes de obra. El negocio de esta demostración: Entre cinco y ocho obras a la vez, desde ampliaciones de viviendas hasta reformas de oficinas pequeñas.
Esto es una demostración del producto con un negocio inventado, no un caso de cliente.
De qué se ocupa la aplicación
- El calendario, el presupuesto, los materiales y los subcontratistas de cada obra vivían en hojas de cálculo distintas y en la cabeza de los jefes de obra. Una página por obra reúne el calendario, el coste frente al presupuesto partida por partida, los equipos y el último parte de obra.
- Los sobrecostes se descubrían demasiado tarde. Cada obra se valora como en plazo, en riesgo o con retraso según los límites que fija el dueño, con el motivo en una frase.
- Los cambios que pedían los clientes se acordaban en la obra y nunca se facturaban. Un cambio se presupuesta y se aprueba con registro, y pasa a la siguiente certificación de obra.
- Las tardes se iban en perseguir partes diarios y fotos. Los jefes de obra envían un parte con fotos desde el móvil, y la oficina ve qué obras no han enviado el suyo.
- Era difícil saber qué obras van bien y cuáles se retrasan. Pregunta qué obras se retrasan y cuánto cuesta, y el equipo responde a partir de los costes, las fases y los partes.
Las pantallas que diseñó el equipo
- Todas las obras, las peores primero, para Dueño: Qué obras se retrasan y por qué, en una frase cada una, con calendario y coste frente a lo previsto, modificaciones sin facturar y el margen previsto.
- Por qué se retrasa esta obra, para Dueño y oficina: La fecha de fin prevista frente a la fecha acordada, el coste frente al presupuesto partida por partida, las fases en un calendario y lo que hay que hacer hoy.
- El parte diario, desde la obra, para Jefes de obra: Clima, quién estuvo en la obra, trabajo realizado, retrasos con las horas perdidas y fotos, enviados desde el móvil, con un aviso cuando un parte está atrasado.
- Cada obra, cada día, para Dueño y oficina: Partes y fotos de todas las obras en un solo diario, con las obras que no han enviado parte señaladas arriba.
- Cambios acordados en la obra, facturados, para Oficina: Cada solicitud de cambio del cliente, desde la petición hasta la aprobación registrada y la certificación en la que entra, con el importe aprobado pero aún sin facturar.
- Certificaciones de obra, para Oficina: Lo que está pendiente, lo que se ha hecho pero no se ha certificado, y una certificación armada línea por línea con el trabajo y las modificaciones aprobadas.
Rutinas que ejecuta
En esta sesión el equipo planteó avisos dentro de la aplicación y por correo; las alertas en el móvil no forman parte de este primer plan.
- Modificación a certificar. Cuando se registra la aprobación del cliente para un cambio: El cambio queda listo para añadirse a la siguiente certificación de esa obra a su precio aprobado.
- Parte pendiente. Cuando una obra activa lleva sin parte diario más días de los que fija el dueño: La obra se marca en la cartera y en el diario de obra como en riesgo hasta que se envíe un parte.
- Valoración de la obra. Cuando se registra un coste o se mueve una fase: La obra se vuelve a valorar según los límites que fija el dueño, y se escribe el motivo.
Qué cambia para el dueño
- Sobrecostes vistos al momento. Cada obra muestra su coste y su calendario frente a lo previsto, así un problema se habla un martes y no es una sorpresa en la liquidación final.
- Nada de lo acordado en la obra queda sin facturar. Los cambios de los clientes se presupuestan, se aprueban con registro y pasan a la siguiente certificación.
- Tardes recuperadas. Los jefes de obra envían su parte y sus fotos desde el móvil, y la oficina ve quién no lo ha hecho.
Quién trabaja en ello
Leo, el líder, llamó a los expertos que este trabajo necesitaba: Leo, Archie, Dax, Dez.
Respuestas relacionadas
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