Software für eine Tafel, die Sie in einfachen Worten beschreiben

Der Ausgangspunkt

Bisher lief alles über Papierformulare, eine Chatgruppe und eine hektische Zahlensuche jedes Quartal für die Geldgeber. Das Geschäft in dieser Demonstration: Vier Angestellte und etwa 120 Ehrenamtliche, rund 400 Haushalte pro Woche.

Dies ist eine Produktdemonstration mit einem erfundenen Unternehmen, keine Kundengeschichte.

Worum sich die App kümmert

• Spenden von Supermärkten und Sammelaktionen wurden auf Papier erfasst. Jede Spende wird mit Artikeln, Gewichten und Mindesthaltbarkeitsdaten erfasst, und der Bestand steigt und sinkt mit den ausgegebenen Paketen.
• Familien meldeten sich mit Papierformularen an. Ein Haushaltsregister enthält Mitglieder und Ernährungsbedürfnisse und zeigt die Haushalte nach Nummer, sodass ein Bildschirm an der Ausgabe nie den Namen einer Familie anzeigt.
• Die Schichten der Ehrenamtlichen wurden in einer Chatgruppe organisiert, sodass manche unterbesetzt und andere überbucht waren. Der Schichtplan zeigt jede Lücke und jede überbuchte Schicht, und Ehrenamtliche melden sich auf dem Handy an.
• Der Quartalsbericht an die Geldgeber kostete Tage an Zusammenstellung. Wählen Sie ein Quartal, und der Bericht zeigt unterstützte Haushalte und Personen sowie ausgegebene und erhaltene Pakete und Lebensmittel.
• Es war schwer zu sagen, wer diese Woche ein Paket abgeholt hatte und wer nicht. Fragen Sie, wie vielen Familien geholfen wurde, und die Antwort kommt aus den wöchentlichen Paketdaten.

Die vom Team entworfenen Bildschirme

• Die Ausgabewoche auf einen Blick, für Angestellte: Noch auszugebende Pakete, zuerst zu verbrauchende Lebensmittel und Schichten mit Personalbedarf, mit jedem Tag der Woche oben.
• Jedes Paket, vom Packen bis zur Ausgabe, für Angestellte: Das Paket jedes Haushalts wandert von „zu packen“ über „gepackt“ zu „abgeholt“, wobei die Lebensmittel aus dem Bestand gepackt werden, die ältesten Chargen zuerst.
• Die Schichten einer Ehrenamtlichen, für Ehrenamtliche: Die nächste Schicht, die noch freien Plätze und ein Tipp zum Anmelden. Ehrenamtliche sehen Schichten und ihre eigenen Daten, nie die Familien.
• Jede Lücke der Woche in einer Ansicht, für Angestellte: Jede Schicht zeigt einen Punkt pro Person und einen roten Ring pro freiem Platz, sodass unterbesetzte und überbuchte Schichten auffallen.
• Der Förderbericht, schon ausgerechnet, für Leitung: Haushalte, Personen, Pakete und Lebensmittel des Quartals, wie jede Zahl gezählt wird und was vor dem Versand zu klären ist.

Routinen, die es ausführt

In dieser Sitzung hat das Team geplant, dass Schichterinnerungen per E-Mail nur aus der laufenden App und nie aus einem Entwurf versendet werden und dass Haushaltsdaten nach Rolle eingeschränkt werden.

• Der Bestand folgt den Paketen. Wenn ein Paket gepackt oder zurückgegeben wird: Das Gewicht sinkt oder steigt wieder bei der Charge, aus der es stammt, sodass der Regalbestand stimmt.
• Zuerst verbrauchen. Wenn eine Charge ihr Mindesthaltbarkeitsdatum fast erreicht hat: Sie rückt an die Spitze der Packliste und zählt zu den Lebensmitteln der Woche, die zuerst verbraucht werden sollen.
• Schichtlücken. Wenn sich für eine Schicht weniger Personen angemeldet haben als nötig: Sie wird im Schichtplan und auf der Startseite der Angestellten als unterbesetzt markiert.

Was sich für die Inhaberin oder den Inhaber ändert

• Die Chatgruppe hat ausgedient. Ehrenamtliche melden sich auf dem Handy an, und Angestellte sehen alle unterbesetzten und überbuchten Schichten auf einmal.
• Zahlen für die Geldgeber ohne Hektik. Die Quartalszahlen stammen aus den Aufzeichnungen, die die Tafel ohnehin führt, jeweils mit einer klaren Definition.
• Die Daten der Familien bleiben privat. Haushalte werden nach Nummer aufgeführt, und Details sehen nur die Personen, deren Rolle sie braucht.

Wer daran arbeitet

Leo, die Teamleitung, hat die Fachleute dazugeholt, die diese Aufgabe brauchte: Leo, Sentry, Archie, Dax, Dez, Ana, Cody.

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