Software für eine Kanzlei, die Sie in einfachen Worten beschreiben

Der Ausgangspunkt

Bisher geführt über E-Mails, gemeinsame Ordner und persönliche Kalender. Das Geschäft in dieser Demonstration: Sechs Anwälte und drei Rechtsfachangestellte betreuen Mandate für kleine Unternehmen und Familien.

Dies ist eine Produktdemonstration mit einem erfundenen Unternehmen, keine Kundengeschichte.

Worum sich die App kümmert

• Mandate, Fristen und Mandantenunterlagen verteilten sich auf E-Mails, gemeinsame Ordner und persönliche Kalender. Jedes Mandat führt Termine, Unterlagen, Team, Zeiten und Aktivitäten an einem Ort zusammen, und jeder sieht die Mandate, an denen er beteiligt ist.
• Letzten Monat hätte die Kanzlei beinahe eine Gerichtsfrist versäumt. Jede Frist hat einen Verantwortlichen und eine Vertretung, die sie bestätigen müssen, und sie wandert Stufe für Stufe zu den Partnern, wenn es niemand tut.
• Anwälte erfassten ihre Zeit auf Papier oder vergaßen es, deshalb hat die Kanzlei zu wenig abgerechnet. Die Zeit wird mit wenigen Taps auf das Mandat erfasst, und auf Tage ohne Zeiterfassung wird die Person hingewiesen.
• Mandanten riefen an und fragten, wie es um ihren Fall steht. Jedes Mandat hat eine klare Zusammenfassung des Stands und ein datiertes Aktivitätsprotokoll, sodass jeder, der ans Telefon geht, sofort antworten kann.
• Die Partner konnten weder die Auslastung noch die nicht abgerechnete Zeit noch die gefährdeten Mandate sehen. Die Partneransicht zeigt gefährdete Mandate mit Begründung, die Auslastung jeder Person und die nicht abgerechnete Zeit.
• Es war schwer zu wissen, wie viel Arbeit noch auf ihre Abrechnung wartete. Fragen Sie, welche Mandate gefährdet sind und wie viel Zeit nicht abgerechnet ist, und das Team antwortet aus den Daten.

Die vom Team entworfenen Bildschirme

• Die Kanzlei heute Morgen, für Partner: Gefährdete Mandate mit Begründung in Worten, eskalierte und überfällige Fristen, nicht abgerechnete Zeit und was jede Person gerade bearbeitet.
• Heute, für Anwälte, für Anwälte: Fristen, die noch bestätigt werden müssen, stehen zuerst, dazu ein Dreißig-Tage-Streifen der kommenden Termine und ein Hinweis auf einen Tag ohne erfasste Zeit.
• Ein Mandat und was dem Mandanten zu sagen ist, für Anwälte und Rechtsfachangestellte: Eine klare Zusammenfassung des Stands für alle, die ans Telefon gehen, dann die nächsten Termine, Team, Unterlagen, Zeiten und Aktivitäten.
• Eine Frist mit Verantwortlichem und Vertretung, für Anwälte: Wer sie verantwortet, wer vertritt, dazu jede Erinnerungs- und Eskalationsstufe, damit ein Termin nicht unbemerkt bleibt.
• Zeit, in vier Taps, für Anwälte und Rechtsfachangestellte: Mandat wählen, Dauer antippen, Notiz schreiben und speichern, daneben die Woche und eventuell fehlende Tage.
• Nicht abgerechnete Zeit, älteste zuerst, für Partner: Was noch nicht in Rechnung gestellt ist, Mandat für Mandat mit dem ältesten Eintrag, dem offenen Entwurf und den gestellten, bezahlten und überfälligen Rechnungen.

Routinen, die es ausführt

In dieser Sitzung hat das Team Erinnerungen geplant, die in der App aus den gespeicherten Terminen angezeigt werden, und deutlich gesagt, dass im Hintergrund nichts von selbst versendet wird.

• Fristerinnerungen. Wenn eine Frist angelegt, geändert oder neu zugewiesen wird: Verantwortlicher und Vertretung werden in der App benachrichtigt, und die Frist zeigt ihre Erinnerungsstufen aus den gespeicherten Terminen.
• Eskalation. Wenn eine Frist nicht rechtzeitig bestätigt wird: Sie erscheint als an die Vertretung und dann an die Partner eskaliert, und das Mandat gilt als gefährdet, bis jemand sie bestätigt.
• Fehlende Zeiten. Wenn ein Arbeitstag ohne erfasste Zeit endet: Der Tag steht auf der eigenen Seite der Person und in der Partneransicht, außer er wurde als freier Tag markiert.

Was sich für die Inhaberin oder den Inhaber ändert

• Eine Frist hat immer jemanden, der sich kümmert. Jeder Termin hat einen Verantwortlichen und eine Vertretung und wandert zu den Partnern, wenn ihn niemand bestätigt, sodass keine Frist unbemerkt verstreicht.
• Zeit, die abgerechnet wird. Stunden werden erfasst, während gearbeitet wird, und die Partner sehen die nicht abgerechnete Zeit jeden Morgen.
• Eine Antwort, wenn der Mandant anruft. Die Mandatsseite öffnet mit einer klaren Zusammenfassung und den neuesten Ereignissen, sodass jeder in der Kanzlei den Stand des Falls nennen kann.

Wer daran arbeitet

Leo, die Teamleitung, hat die Fachleute dazugeholt, die diese Aufgabe brauchte: Leo, Archie, Dax, Dez.

Verwandte Antworten

• Beispiel ansehen

• So bauen Sie eine Business-App ohne Code