نقطة البداية
كان يُدار حتى الآن بالبريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة والتقاويم الشخصية. النشاط في هذا العرض: ستة محامين وثلاثة مساعدين قانونيين يتولون قضايا للشركات الصغيرة والعائلات.
هذا عرض للمنتج بنشاط افتراضي، وليس قصة عميل.
ما الذي يتولاه التطبيق
- كانت القضايا والمواعيد ومستندات العملاء موزعة بين البريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة والتقاويم الشخصية. تضم كل قضية تواريخها ومستنداتها وفريقها ووقتها ونشاطها في مكان واحد، ويرى كل شخص القضايا التي يعمل عليها.
- كاد يفوت المكتب في الشهر الماضي موعد تقديم أمام المحكمة. لكل موعد مسؤول وبديل عليه أن يقرّ به، وإن لم يفعل أحد صعد الموعد إلى الشركاء خطوة خطوة.
- كان المحامون يسجّلون وقتهم على الورق أو ينسونه، فحاسب المكتب بأقل مما يستحق. يُسجَّل الوقت بنقرات قليلة على القضية، ويُنبَّه الشخص إلى الأيام التي لم يسجّل فيها شيئاً.
- كان العملاء يتصلون ليسألوا عمّا يجري في قضاياهم. لكل قضية ملخص بسيط لموقفها وسجل نشاط مؤرَّخ، فيستطيع من يردّ على الهاتف أن يجيب فوراً.
- لم يكن الشركاء يرون العبء ولا الوقت غير المفوتر ولا القضايا المعرّضة للخطر. يعرض عرض الشريك القضايا المعرّضة للخطر مع أسبابها، وعبء كل شخص، والوقت غير المفوتر.
- كان من الصعب معرفة حجم العمل الذي ما زال ينتظر الفوترة. اسأل أي القضايا معرّضة للخطر وكم من الوقت لم يُفوتَر، فيجيبك الفريق من السجلات.
الشاشات التي صمّمها الفريق
- المكتب هذا الصباح، لـالشركاء: القضايا المعرّضة للخطر وسببها بالكلمات، والمواعيد المصعَّدة والمتأخرة، والوقت غير المفوتر، وما يحمله كل شخص.
- اليوم، للمحامي، لـالمحامون: المواعيد المنتظرة للإقرار تأتي أولاً، مع شريط لثلاثين يوماً قادمة وتنبيه لليوم الذي لم يُسجَّل فيه وقت.
- قضية، وما يُقال للعميل، لـالمحامون والمساعدون القانونيون: ملخص بسيط لموقف القضية لمن يردّ على الهاتف، ثم مواعيدها القادمة وفريقها ومستنداتها ووقتها ونشاطها.
- موعد له مسؤول وبديل، لـالمحامون: من يملكه ومن يسنده، وكل تذكير وخطوة تصعيد، فلا يبقى موعد دون أن يراه أحد.
- الوقت، بأربع نقرات، لـالمحامون والمساعدون القانونيون: اختر القضية، وانقر على مدة، واكتب ملاحظة، ثم احفظ، ويظهر بجانبها الأسبوع وأي أيام ناقصة.
- الوقت غير المفوتر، الأقدم أولاً، لـالشركاء: ما لم يُفوتَر بعد، قضية بقضية مع أقدم قيد، والمسودة المفتوحة، والفواتير الصادرة والمدفوعة والمتأخرة.
المهام الروتينية التي يشغّلها
في هذه الجلسة خطط الفريق لتذكيرات تظهر في التطبيق انطلاقاً من التواريخ المحفوظة، وأوضح صراحة أن شيئاً لا يُرسَل في الخلفية من تلقاء نفسه.
- تذكيرات المواعيد. عند إضافة موعد أو تعديله أو إسناده لغير مسؤوله: يُنبَّه المسؤول والبديل داخل التطبيق، ويعرض الموعد خطوات تذكيره بحسب تواريخه المحفوظة.
- التصعيد. عندما لا يُقرّ بموعد في وقته: يظهر مصعَّداً إلى البديل ثم إلى الشركاء، وتُعلَّم القضية معرّضة للخطر إلى أن يقرّ به أحد.
- الوقت الناقص. عندما ينتهي يوم عمل دون تسجيل أي وقت: يُدرَج اليوم في صفحة الشخص نفسه وفي عرض الشريك، إلا إذا عُلّم يومَ إجازة.
ما الذي يتغير لدى المالك
- لكل موعد من يتولاه دائماً. لكل تاريخ مسؤول وبديل، ويصعد إلى الشركاء إن لم يقرّ به أحد، فلا يفوت تقديم دون أن يراه أحد.
- وقت يُحاسَب عليه. تُسجَّل الساعات وقت إنجاز العمل، ويرى الشركاء الوقت غير المفوتر كل صباح.
- جواب جاهز عندما يتصل العميل. تفتح صفحة القضية على ملخص بسيط وآخر الأحداث، فيستطيع أي شخص في المكتب أن يقول أين وصلت القضية.
من يعمل عليه
استدعى ليو، القائد، الخبراء الذين احتاجهم هذا العمل: ليو، آرتشي، داكس، ديز.
أجوبة ذات صلة
أخبر الفريق بما يحتاجه نشاطك
صِفه بكلماتك. وأنت توافق على ما يُنشر.
ابدأ الآنكل المزايا