نقطة البداية
كانت تُدار حتى الآن بجداول بيانات وبما في رؤوس مديري المواقع. النشاط في هذا العرض: من خمسة إلى ثمانية مشاريع في وقت واحد، من توسعة المنازل إلى تجهيز المكاتب الصغيرة.
هذا عرض للمنتج بنشاط افتراضي، وليس قصة عميل.
ما الذي يتولاه التطبيق
- كان جدول كل مشروع وميزانيته ومواده ومقاولوه من الباطن موزعة على جداول بيانات مختلفة وفي رؤوس مديري المواقع. صفحة واحدة لكل مشروع تضم الجدول والتكلفة مقابل الميزانية بنداً بنداً والفرق وآخر تقرير من الموقع.
- كان تجاوز التكاليف يُكتشف بعد فوات الأوان. يُقيَّم كل مشروع بين «في المسار» و«معرّض للخطر» و«متأخر» وفق حدود يضعها المالك، مع السبب في جملة واحدة.
- كانت طلبات تعديل العملاء يُتفق عليها في الموقع ثم لا تُفوتر أبداً. يُسعَّر التعديل ويُعتمد بموافقة مسجّلة، ثم يدخل في مطالبة التقدم التالية.
- كانت الأمسيات تضيع في ملاحقة التقارير اليومية والصور. يرفع مديرو المواقع تقريرهم مع الصور من الهاتف، ويرى المكتب المواقع التي لم ترفع تقريرها.
- كان يصعب معرفة أي المشاريع يسير كما ينبغي وأيها يتأخر. اسأل أي المشاريع يتأخر وماذا يكلّف، فيجيبك الفريق من التكاليف والمراحل والتقارير.
الشاشات التي صمّمها الفريق
- كل المشاريع، الأسوأ أولاً، لـالمالك: أي المشاريع يتأخر ولماذا، في جملة واحدة لكل مشروع، مع الجدول والتكلفة مقابل الخطة، والتعديلات التي لم تُفوتر بعد، والهامش المتوقع.
- لماذا يتأخر هذا المشروع، لـالمالك والمكتب: موعد الانتهاء المتوقع مقابل الموعد المتفق عليه، والتكلفة مقابل الميزانية بنداً بنداً، والمراحل على الجدول، وما يلزم إنجازه اليوم.
- التقرير اليومي من الموقع، لـمديرو المواقع: الطقس، ومن كان في الموقع، والعمل المنجز، والتأخيرات مع الساعات الضائعة والصور، يُرفع من الهاتف، مع تنبيه عندما يتأخر تقرير.
- كل موقع، كل يوم، لـالمالك والمكتب: تقارير وصور من كل المواقع في يومية واحدة، وتظهر في الأعلى المواقع التي لم ترفع تقريرها.
- تعديلات اتُّفق عليها في الموقع، ثم فُوتِرت، لـالمكتب: كل طلب تعديل من العميل، من الطلب إلى الموافقة المسجّلة إلى المطالبة التي يُدرج فيها، مع المبلغ المعتمد الذي لم يُفوتر بعد.
- مطالبات التقدم، لـالمكتب: ما هو مستحق، وما أُنجز ولم يُطالَب به، ومطالبة تُبنى بنداً بنداً من العمل والتعديلات المعتمدة.
المهام الروتينية التي يشغّلها
في هذه الجلسة خطّط الفريق للإشعارات داخل التطبيق وعبر البريد الإلكتروني، أما التنبيهات على الهاتف فليست جزءاً من هذه الخطة الأولى.
- من التعديل إلى المطالبة. عند تسجيل موافقة العميل على تعديل: يصبح التعديل جاهزاً للإضافة إلى مطالبة التقدم التالية لذلك المشروع بسعره المعتمد.
- تقرير مفقود. عندما يمضي على مشروع جارٍ أكثر من عدد الأيام الذي يحدده المالك دون تقرير يومي: يُعلَّم المشروع في المحفظة وفي يومية المواقع على أنه معرّض للخطر حتى يُرفع تقرير.
- تقييم المشروع. عند تسجيل تكلفة أو انتقال مرحلة: يُقيَّم المشروع من جديد وفق الحدود التي يضعها المالك، ويُكتب السبب صراحةً.
ما الذي يتغير لدى المالك
- تجاوزات تُرى لحظة حدوثها. يعرض كل مشروع تكلفته وجدوله مقابل الخطة، فتصبح المشكلة حديث يوم الثلاثاء، لا مفاجأة في الحساب الختامي.
- لا شيء مما اتُّفق عليه في الموقع يبقى دون فوترة. تُسعَّر تعديلات العملاء وتُعتمد بموافقة مسجّلة وتنتقل إلى المطالبة التالية.
- عادت الأمسيات إليك. يرفع مديرو المواقع تقاريرهم وصورهم من الهاتف، ويرى المكتب من لم يفعل.
من يعمل عليه
استدعى ليو، القائد، الخبراء الذين احتاجهم هذا العمل: ليو، آرتشي، داكس، ديز.
أجوبة ذات صلة
أخبر الفريق بما يحتاجه نشاطك
صِفه بكلماتك. وأنت توافق على ما يُنشر.
ابدأ الآنكل المزايا