Software voor een privéschool die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

De informatie was verspreid over spreadsheets, een gedeelde schijf, chatgroepen en papier. Het bedrijf in deze demonstratie: Ongeveer 420 leerlingen in leerjaar 1 tot 9, en 35 leraren.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• Klassenlijsten, rooster, cijfers en berichten stonden op verschillende plekken. Eén schoolhub voor de administratie, de leraren en de ouders, die elk alleen zien wat ze nodig hebben.
• Niemand had het volledige beeld toen een ouder ernaar vroeg. Een ouder opent de aanwezigheid, het huiswerk en de cijfers van het eigen kind; de administratie ziet hetzelfde in één dossier.
• Het rooster maken kostte elke periode weken. Een dubbel geboekte leraar, klas of lokaal wordt opgemerkt terwijl het rooster wordt gemaakt, niet nadat het is afgedrukt.
• Rapporten waren aan het einde van elke periode op papier. Rapporten komen uit de eigen cijfers en opmerkingen van de periode en elk gezin leest dat van het eigen kind.

De schermen die het team heeft ontworpen

• De roosterbouwer, voor Schooladministratie: Plaats een les waar een leraar al bezet is en de bouwer weigert, zegt waarom en biedt de uren aan die voor beiden vrij zijn.
• De administratie, vandaag, voor Schooladministratie: Welke presentielijsten nog open staan, wie er afwezig is en welke kinderen opvolging nodig hebben, in één zin bovenaan en de details eronder.
• De dag van een leraar, voor Leraren: De lessen van vandaag op volgorde, met de huidige les klaar voor presentielijst en huiswerk.
• Het cijferboek, voor Leraren: Cijfers rechtstreeks langs de klassenlijst getypt. Een cijfer boven het maximum valt meteen op en ouders zien elk cijfer zodra het is opgeslagen.
• Wat een ouder van het kind ziet, voor Ouders: De aanwezigheid van deze week, de lessen van vandaag, het huiswerk dat af moet en de laatste cijfers van het eigen kind, in het Engels of Arabisch.
• Het rapport van de periode, voor Ouders: Cijfers, inzet, aanwezigheid en de opmerking van elke leraar op één pagina, klaar om te lezen of af te drukken.

Routines die het uitvoert

Het team plande in deze sessie de automatische controles op conflicten, met berichten aan gezinnen via de inbox en per e-mail.

• Controle op roosterconflicten. Terwijl het rooster wordt gemaakt: Een leraar, klas of lokaal die dubbel is geboekt, wordt meteen opgemerkt.
• Open presentielijsten. Wanneer een les is begonnen en de presentielijst nog open staat: Ze verschijnt op de lijst van de administratie voor vandaag.
• Opvolglijst. Wanneer een leerling onder het aanwezigheidsdoel zakt of drie ongeoorloofde afwezigheden bereikt: De leerling komt op de opvolglijst voor de administratie.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Roosteren zonder heen-en-weer. Het rooster wordt op één plek gemaakt en een conflict met een leraar, klas of lokaal wordt gemeld op het moment dat het ontstaat, in plaats van nadat het is afgedrukt.
• Eén app voor de lesdag. Presentielijsten, huiswerk en cijfers worden één keer ingevoerd. De administratie ziet welke presentielijsten ontbreken en welke kinderen een telefoontje nodig hebben.
• Minder telefoontjes over „hoe gaat het met mijn kind”. Ouders zien zelf de lessen, het huiswerk, de cijfers en de rapporten van hun eigen kind, in het Engels of Arabisch.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Ana, Archie, Dax, Dez.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code