Software voor een kinderdagverblijf die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

Tot nu toe draaide alles op papieren presentielijsten en een schriftje dat mee naar huis gaat. Het bedrijf in deze demonstratie: Ongeveer 70 kinderen van een tot vijf jaar, vier groepen, twaalf medewerkers.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• De aanwezigheid werd elke ochtend op papier bijgehouden. De leidster markeert de groep in een paar tikken, met allergieën en wie elk kind mag ophalen voor zich.
• Dagnotities gingen mee naar huis in een schriftje en ouders bleven bellen. Elke verzorgingsnotitie kost twee tikken en ouders lezen de dag van hun eigen kind op hun telefoon.
• Achterstallige kosten werden te laat nagejaagd. Vraag wie er kosten verschuldigd is en hoelang, en krijg eerst de gezinnen die voorbij de respijtperiode zijn.
• De gegevens, allergieën en ophaalmachtigingen van elk kind stonden niet op één plek. Eén dossier per kind bevat de gegevens, de allergieën en de personen die mogen ophalen, en de groepsweergave toont ze wanneer het ertoe doet.

De schermen die het team heeft ontworpen

• De groep, vanochtend, voor Leidsters: Wie er is, wie er nog niet is, en de allergie van elk kind in rood waar niemand eraan voorbij kan kijken. Een kind als aangekomen markeren is één tik.
• De dag van een kind, voor de ouder, voor Ouders: Aankomst, maaltijden, slaapjes, luiers en eventuele incidenten als rustige tijdlijn, met wie het kind mag ophalen en wat er nog te betalen is. In het Engels of Arabisch.
• Een verzorgingsnotitie in twee tikken, voor Leidsters: Drie momenten op de telefoon van een leidster: de lunch vastleggen, een kind alleen overdragen aan iemand op de lijst en een verkeerde tik ongedaan maken.
• Eén dossier per kind, voor Kantoor: Gegevens, de allergie en wat daaraan te doen is, en precies wie er mag ophalen, door kantoor op één plek bijgehouden.
• Kosten: wie is achter en hoelang, voor Kantoor: Een deel van de kostenpagina: wat achterstallig is en hoe oud, wat nog binnen te halen is en wat binnen de respijtperiode valt die het kinderdagverblijf instelt.

Routines die het uitvoert

In deze sessie besloot het team dat herinneringen voor kosten nooit automatisch worden verstuurd: kantoor kiest zelf wie er wordt benaderd.

• Lijst met achterstallige kosten. Wanneer een post voorbij de respijtperiode is: Hij gaat naar de lijst van kantoor met kosten om op te volgen. Er wordt niets naar een gezin gestuurd, tenzij iemand dat kiest.
• De dag van een kind. Wanneer een leidster een verzorgingsnotitie opslaat: De notitie verschijnt in de dag van dat kind voor de eigen ouders, zonder dat er bij het ophalen iets hoeft te worden overgeschreven.
• Controles op allergie en ophalen. Wanneer een kind wordt aangemeld of overgedragen: Ernstige allergieën en de personen die mogen ophalen worden op dat moment getoond.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Het schriftje blijft in de la. Aanwezigheid en elke verzorgingsnotitie kosten een tik. Ouders lezen de dag van hun eigen kind op hun telefoon in plaats van te bellen.
• Veiligheid die niet op geheugen leunt. Allergieën en de personen die een kind mogen ophalen worden elke keer getoond in de groep en bij de overdracht.
• Achterstallige kosten snel gezien. Kantoor ziet welke gezinnen kosten verschuldigd zijn, hoeveel en hoelang, na een respijtperiode die kantoor zelf instelt.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Archie, Dax, Dez.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code