Software voor een huisartsenpraktijk die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

Tot nu toe gerund met een papieren agenda, een gedeelde kalender en notities die deels op papier staan. Het bedrijf in deze demonstratie: Drie artsen, twee verpleegkundigen, een receptie en ongeveer 60 patiënten per dag.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• Sommige uren waren overboekt terwijl andere leeg bleven, waardoor patiënten te lang wachtten. Het dagbord toont de vrije en overboekte tijd van elke arts terwijl de receptie boekt, en overboeken vraagt om een reden.
• No-shows kostten de praktijk veel. Een herinnering gaat een dag van tevoren uit in de taal van de patiënt, en de receptie krijgt een lijst met de patiënten die niet zijn bereikt.
• De receptie wist niet wat de verzekeraar dekt en wat de patiënt zelf nog moet betalen. Het bedrag van elk bezoek wordt bij het inchecken verdeeld in het aandeel van de verzekeraar en het aandeel van de patiënt, en die twee komen altijd samen uit op het totaal.
• Niemand kon zien hoe druk elke arts het echt heeft. De eigenaar ziet geboekte, lege en overboekte uren per arts, uur voor uur, en waar no-shows zich concentreren.

De schermen die het team heeft ontworpen

• Vandaag, arts voor arts, voor Receptie: Eén kolom per arts. Vrije tijd is getekend als gearceerde ruimte om te vullen, overboekte tijd valt op in koraal, en de patiënten die nu in de praktijk zijn staan op een lijst met hoe lang elk al wacht.
• Boeken, met een waarschuwing vóór overboeking, voor Receptie: Als het uur bezet is, ziet de receptie wie het heeft en welke vrije tijden in de buurt zijn. Toch boeken vraagt om een getypte reden. Een patiënt die vaak afspraken mist, wordt eerst gemarkeerd.
• Elke rekening, verdeeld tussen verzekeraar en patiënt, voor Receptie: Het aandeel van de verzekeraar en het aandeel van de patiënt bij elk bezoek, vastgelegd bij het inchecken en altijd samen het totaal vormend. De receptie ziet wat de patiënt nog verschuldigd is voordat hij vertrekt.
• Hoe druk elke arts het heeft, voor Eigenaar: Geboekte, lege en overboekte uren van de week, elke arts uur voor uur, en wanneer patiënten afspraken missen. De pagina wijst de uren aan die beter verdeeld kunnen worden.
• Patiënten om te bellen vóór morgen, voor Receptie: Herinneringen gaan een dag van tevoren uit, in de taal van elke patiënt. De paar die de patiënt niet bereikten worden een korte belijst, met herhaalde no-shows gemarkeerd.

Routines die het uitvoert

In deze sessie koos de eigenaar voor herinneringen een dag van tevoren, in de taal van elke patiënt, en voor een markering bij herhaalde no-shows in plaats van een boete.

• Herinnering een dag van tevoren. De dag vóór elke afspraak: Er wordt een herinnering klaargezet in de taal die de patiënt koos. Een geannuleerde of verplaatste afspraak stopt of vervangt hem.
• Patiënten om te bellen. Als de herinnering voor morgen een patiënt niet heeft bereikt: De patiënt komt op de belijst van de receptie, met de afspraaktijd en het telefoonnummer.
• Markering herhaalde no-show. Als een patiënt opnieuw afspraken mist: Het dossier van de patiënt krijgt een markering, en de receptie ziet die bij het boeken en inchecken. Hij blokkeert nooit een boeking.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Een gelijkmatig gevulde dag. De receptie ziet vrije en overboekte tijd van elke arts terwijl ze boekt, zodat drukke uren en lege uren niet langer naast elkaar liggen.
• Minder gemiste afspraken. Herinneringen gaan een dag van tevoren uit, en de receptie belt alleen de paar patiënten die een herinnering niet bereikte.
• Niet meer gokken bij de betaalbalie. Elk bezoek toont het aandeel van de verzekeraar en wat de patiënt verschuldigd is, voordat de patiënt vertrekt.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Ana, Archie, Dax, Dez.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code