Software voor een pension die je in gewone woorden beschrijft

Waar het begint

Tot nu toe gerund met een papieren boek en een wandkalender. Het bedrijf in deze demonstratie: 14 kamers, met boekingen van twee boekingssites, de telefoon en walk-ins.

Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.

Wat de app regelt

• Dezelfde kamer werd dit jaar twee keer aan twee gasten gegeven. De agenda weigert een tweede gast in een kamer die al bezet is en biedt de kamers aan die vrij zijn.
• Boekingen van twee boekingssites, de telefoon en walk-ins werden bijgehouden in een papieren boek en een agenda. Elke boeking wordt in één kameragenda ingevoerd, gekleurd naar waar ze vandaan kwam.
• Housekeeping wist niet welke kamers het eerst schoon moesten. Een dagelijkse lijst zet kamers waar een gast vertrekt en een andere aankomt eerst, met de status van elke kamer.
• Extra’s zoals ontbijt, wandelingen en ophaalservice van het vliegveld werden uit het hoofd op de rekening gezet. Elke extra wordt aan het verblijf toegevoegd wanneer die wordt gebruikt, en de eindrekening is de nachten plus die extra’s.
• De eigenaar wist nooit de echte bezetting of welk kanaal het meeste geld oplevert. Vraag welk kanaal het meest oplevert en krijg het antwoord na commissie, per maand.

De schermen die het team heeft ontworpen

• Eén agenda voor elke kamer, voor Receptie en eigenaar: Elke kamer per dag, gekleurd naar waar de boeking vandaan kwam, met wie er aankomt, vertrekt en in huis is, en een controle dat geen enkele kamer twee gasten heeft.
• Een tweede gast, geweigerd, voor Receptie: Een bezette kamer aan een andere gast proberen te geven wordt tegengehouden, met de reden en de kamers die voor die nachten vrij zijn.
• Vandaag aan de receptie, voor Receptie: Wie aankomt, wie logeert en wie vertrekt, met de oplopende rekening van elke gast en één knop voor de volgende stap.
• Welke kamer eerst schoon, voor Housekeeping: Kamers waar een gast vertrekt en vandaag een andere aankomt komen eerst, daarna de kamers die alleen vertrekken, elk met zijn status in één tik.
• Een verblijf, met extra’s in één tik, voor Receptie: Ontbijt, een begeleide wandeling of ophaalservice van het vliegveld wordt aan het verblijf toegevoegd wanneer het gebeurt, en de oplopende rekening volgt.
• De eindrekening, voor Receptie: Kamernachten plus de extra’s, wat al is betaald en wat nog te betalen is, klaar om vast te leggen en te vergrendelen.
• Bezetting en omzet, voor Eigenaar: De bezetting van de maand, de omzet, de betaalde commissie en wat overblijft, daarna twaalf maanden omzet per kanaal met de bezettingslijn.

Routines die het uitvoert

In deze sessie plande het team dat medewerkers de boekingen van de twee sites intypen en betalingen vastleggen; niets synchroniseert of belast uit zichzelf een creditcard.

• Extra’s op de rekening. Wanneer een gast ontbijt, een begeleide wandeling of ophaalservice van het vliegveld neemt: Het wordt aan het verblijf toegevoegd met datum, aantal en prijs, dus de eindrekening hoeft niet uit het hoofd te worden opgemaakt.
• Kamer naar housekeeping. Wanneer een gast uitcheckt: De kamer komt als vuil op de housekeepinglijst en staat bovenaan als er vandaag nog een gast aankomt.
• Dubbelboekingscontrole. Wanneer iemand een boeking opslaat voor een kamer die bezet is: De boeking wordt geweigerd met de reden, en de kamers die voor die nachten vrij zijn worden in plaats daarvan aangeboden.

Wat er verandert voor de eigenaar

• Geen kamer twee keer beloofd. Elke boeking staat in één agenda die voorkomt dat een tweede gast een kamer neemt die al bezet is.
• Een rekening die al klopt. Extra’s komen op het verblijf wanneer ze gebeuren, dus de gast betaalt precies wat er is gebruikt.
• Echte cijfers voor de eigenaar. Bezetting en wat elk boekingskanaal na commissie overlaat zijn één pagina verderop, per maand.

Wie eraan werkt

Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Ana, Archie, Dax, Dez, Sentry, Cody.

Gerelateerde antwoorden

• Bekijk het voorbeeld

• Hoe bouw je een bedrijfsapp zonder code