Waar het begint
Tot nu toe gerund met een urenspreadsheet die aan het eind van elke week wordt ingevuld. Het bedrijf in deze demonstratie: 18 consultants die aan meerdere klantprojecten tegelijk werken.
Dit is een productdemonstratie met een fictief bedrijf, geen klantverhaal.
Wat de app regelt
- Uren werden aan het eind van de week in een spreadsheet geboekt, vaak te laat en onvolledig. Een weekraster toont al de projecten van elke consultant, dus uren worden tijdens de week getypt, en niet-ingediende weken zijn zichtbaar voor de managers.
- Facturen gingen te laat de deur uit en het bureau factureerde te weinig. Goedgekeurde uren en afgeronde mijlpalen worden verzameld voor de financiële afdeling, die er met een paar klikken een conceptfactuur van maakt.
- Niemand kon zien wie overbelast is en wie vrij is voor het volgende project. Een capaciteitsraster toont ieders belasting week voor week, met overboekte en vrije uren in kleur.
- Projectbudgetten werden overschreden voordat iemand het merkte. Het gebruikte budget van elk project wordt afgezet tegen de planning, met waarschuwingen op drie niveaus en een prognose.
- Declarabiliteit, projectwinstgevendheid en de facturatie van deze maand stonden niet op één plek. Vraag wat het bureau deze maand factureert en wat dat tegenhoudt, en het team antwoordt op basis van de gegevens.
De schermen die het team heeft ontworpen
- Het bureau, deze maand, voor Partners: Wat het bureau deze maand verwacht te factureren, wat door urenstaten wordt vertraagd, declarabiliteit tegenover de doelstelling, de budgetten om in de gaten te houden en wie uren mist.
- Mijn week, in een paar cijfers, voor Consultants: De week toont al de projecten van de consultant. Uren boeken is op elke dag uren typen, met een toelichting voor de factuurregel.
- Wie is vrij, wie is overboekt, voor Partners: Acht weken, persoon voor persoon, in kleur: overboekt, vol, deels geboekt en vrij, met ernaast de mensen met de meeste vrije uren.
- Budgetten, voordat ze worden overschreden, voor Projectleiders: Het gebruikte budget van elk project tegenover hoever het in de planning is, met een prognose en de datum waarop het de volgende waarschuwing bereikt.
- Een week goedkeuren, voor Projectleiders: Ingediende weken dag voor dag, met de uren die een tweede blik nodig hebben gemarkeerd, en wat goedkeuren toevoegt aan de facturen van deze maand.
- Van goedgekeurde uren naar een factuur, voor Financiën: Goedgekeurde uren en afgeronde mijlpalen kunnen aan een conceptfactuur worden toegevoegd, en het concept toont de regels, btw en vervaldatum voordat het wordt verzonden.
- Welke projecten hun geld waard zijn, voor Partners: Verdiende omzet tegenover de tijdkosten van elk project, met de marge tot nu toe en de marge waar het project naartoe gaat.
Routines die het uitvoert
In deze sessie plande het team dat budgetmeldingen en herinneringen voor urenstaten door een persoon worden vastgelegd en verstuurd, zodat er niets uit zichzelf wordt verzonden.
- Klaar om te factureren. Wanneer een projectleider een week goedkeurt: De uren verschijnen tegen het factuurtarief in het bedrag dat voor die klant klaarstaat om te factureren, zodat de financiële afdeling ze aan een conceptfactuur kan toevoegen.
- Budgetmeldingen. Wanneer een project 75%, 90% of 100% van zijn budget bereikt: Het project toont zijn budgetstatus, en de projectleider legt de melding vast, waarmee de projectleider en de partner op de hoogte zijn.
- Ontbrekende urenstaten. Wanneer een week sluit met ontbrekende uren: Het overzicht van de partner toont wie uren mist en hoeveel, met een herinnering die iemand zelf kiest te versturen.
Wat er verandert voor de eigenaar
- Facturen die op tijd de deur uit gaan. Uren worden tijdens de week geboekt en goedgekeurd, dus wat klaarstaat om te factureren is bekend en er blijft niets liggen.
- Wie vrij is, in één oogopslag. Het volgende project wordt bemand vanuit het kleurenraster met vrije en overboekte uren, niet door rond te vragen.
- Budgetten die vroeg waarschuwen. Het budget van elk project wordt afgezet tegen zijn planning, zodat een overschrijding zichtbaar is zolang er nog iets aan te doen valt.
Wie eraan werkt
Leo, de teamleider, haalde de experts erbij die deze klus nodig had: Leo, Archie, Ana, Dax, Dez.
Gerelateerde antwoorden
Zeg het team wat je bedrijf nodig heeft
Beschrijf het in je eigen woorden. Jij keurt goed wat live gaat.
Aan de slagAlle functies