Un logiciel pour une crèche, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Gérée jusqu'ici avec des registres papier et un cahier qui rentre à la maison. L’entreprise de cette démonstration : Environ 70 enfants de un à cinq ans, quatre salles, douze employés.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• Les présences étaient notées sur papier chaque matin. L'éducateur pointe la salle en quelques touches, avec sous les yeux les allergies et les personnes autorisées à venir chercher chaque enfant.
• Les notes quotidiennes rentraient à la maison dans un cahier, et les parents n'arrêtaient pas d'appeler. Chaque note de soins prend deux touches, et les parents lisent la journée de leur propre enfant sur leur téléphone.
• Les frais en retard étaient relancés trop tard. Demandez qui doit et depuis combien de temps, et obtenez d'abord les familles qui ont dépassé le délai de grâce.
• Les informations de chaque enfant, ses allergies et les personnes autorisées à venir le chercher n'étaient pas réunies au même endroit. Un dossier par enfant réunit les informations, les allergies et les personnes autorisées à venir le chercher, et la vue de la salle les affiche quand elles comptent.

Les écrans conçus par l’équipe

• La salle, ce matin, pour Éducateurs : Qui est là, qui n'est pas encore arrivé, et l'allergie de chaque enfant en rouge, impossible à manquer. Marquer un enfant arrivé se fait d'une seule touche.
• La journée d'un enfant, pour le parent, pour Parents : L'arrivée, les repas, les siestes, les couches et les incidents éventuels sur une chronologie sereine, avec les personnes autorisées à venir chercher l'enfant et ce qui reste à payer. En français ou en arabe.
• Une note de soins en deux touches, pour Éducateurs : Trois moments sur le téléphone d'un éducateur : noter le déjeuner, ne remettre un enfant qu'à une personne de la liste, et annuler une erreur de pointage.
• Un dossier par enfant, pour Bureau : Les informations, l'allergie et la conduite à tenir, ainsi que la liste exacte des personnes autorisées à venir chercher l'enfant, tenues par le bureau au même endroit.
• Frais : qui doit, et depuis combien de temps, pour Bureau : Une partie de la page des frais : ce qui est en retard et depuis combien de temps, ce qu'il reste à encaisser, et ce qui est encore dans le délai de grâce fixé par la crèche.

Les routines exécutées

Pendant cette session, l'équipe a décidé que les rappels de frais ne sont jamais envoyés automatiquement : c'est le bureau qui choisit qui contacter.

• Liste des frais en retard. Quand une facture dépasse son délai de grâce : Elle passe dans la liste des frais à relancer du bureau. Rien n'est envoyé à une famille sans qu'une personne le décide.
• La journée d'un enfant. Quand un éducateur enregistre une note de soins : Elle apparaît dans la journée de cet enfant pour ses propres parents, sans rien à recopier au moment du départ.
• Contrôle des allergies et des départs. Quand un enfant est pointé ou remis à une personne : Les allergies graves et les personnes autorisées à venir chercher l'enfant s'affichent à ce moment-là.

Ce qui change pour le propriétaire

• Le cahier reste dans le tiroir. Les présences et chaque note de soins se font d'une touche. Les parents lisent la journée de leur enfant sur leur téléphone au lieu d'appeler pour demander.
• Une sécurité qui ne repose pas sur la mémoire. Les allergies et les personnes autorisées à venir chercher un enfant s'affichent dans la salle et à la remise, à chaque fois.
• Les retards de frais repérés tôt. Le bureau voit quelles familles doivent, combien et depuis combien de temps, après un délai de grâce qu'il fixe lui-même.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Archie, Dax, Dez.

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