Un logiciel pour un cabinet médical familial, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Géré jusqu'ici avec un agenda papier, un calendrier partagé et des notes en partie sur papier. L’entreprise de cette démonstration : Trois médecins, deux infirmières, un accueil et environ 60 patients par jour.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• Certaines heures étaient surchargées pendant que d'autres restaient vides, si bien que les patients attendaient trop longtemps. Le tableau de la journée montre le temps libre et surchargé de chaque médecin pendant que l'accueil réserve, et une surcharge demande un motif.
• Les rendez-vous manqués coûtaient cher au cabinet. Un rappel part la veille dans la langue du patient, et l'accueil reçoit la liste des patients qu'il n'a pas atteints.
• L'accueil ne savait pas ce que l'assureur prend en charge ni ce que le patient doit encore payer. Le montant de chaque consultation est réparti à l'enregistrement entre la part de l'assureur et la part du patient, et les deux font toujours le total.
• Personne ne pouvait voir à quel point chaque médecin est réellement occupé. Le propriétaire voit les heures réservées, vides et surchargées de chaque médecin, heure par heure, et où se concentrent les rendez-vous manqués.

Les écrans conçus par l’équipe

• Aujourd'hui, médecin par médecin, pour Accueil : Une colonne par médecin. Le temps libre est dessiné en espace hachuré à remplir, le temps surchargé ressort en corail, et les patients présents au cabinet sont listés avec leur temps d'attente.
• Réservation, avec un avertissement avant la surcharge, pour Accueil : Quand l'heure est prise, l'accueil voit qui l'occupe et les créneaux libres à proximité. Réserver malgré tout demande un motif saisi. Un patient qui manque souvent ses rendez-vous est signalé en premier.
• Chaque facture, répartie entre l'assureur et le patient, pour Accueil : La part de l'assureur et la part du patient pour chaque consultation, fixées à l'enregistrement et toujours égales au total. L'accueil voit ce que le patient doit encore avant son départ.
• À quel point chaque médecin est occupé, pour Propriétaire : Les heures réservées, vides et surchargées de la semaine, chaque médecin heure par heure, et les moments où les patients manquent leurs rendez-vous. La page indique les heures à rééquilibrer.
• Patients à appeler avant demain, pour Accueil : Les rappels partent la veille dans la langue de chaque patient. Les rares qui n'ont pas atteint le patient forment une courte liste d'appels, avec les patients aux rendez-vous manqués répétés signalés.

Les routines exécutées

Dans cette session, le propriétaire a choisi des rappels la veille, dans la langue de chaque patient, et un signalement des patients qui manquent plusieurs fois leur rendez-vous plutôt qu'une pénalité.

• Rappel la veille. La veille de chaque rendez-vous : Un rappel est préparé dans la langue choisie par le patient. Un rendez-vous annulé ou déplacé l'arrête ou le remplace.
• Patients à appeler. Quand le rappel de demain n'a pas atteint un patient : Le patient rejoint la liste d'appels de l'accueil avec l'heure du rendez-vous et son numéro de téléphone.
• Signalement des rendez-vous manqués répétés. Quand un patient manque de nouveau des rendez-vous : Le dossier du patient est signalé, et l'accueil voit ce signalement lors de la réservation et de l'enregistrement. Il ne bloque jamais une réservation.

Ce qui change pour le propriétaire

• Une journée remplie de façon régulière. L'accueil voit le temps libre et surchargé de chaque médecin pendant qu'il réserve, si bien que les heures bondées et les heures vides cessent de se côtoyer.
• Moins de rendez-vous manqués. Les rappels partent la veille, et l'accueil n'appelle que les quelques patients qu'un rappel n'a pas atteints.
• Plus de tâtonnements à la caisse. Chaque consultation montre la part de l'assureur et ce que le patient doit, avant son départ.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Ana, Archie, Dax, Dez.

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