Un logiciel pour une maison d'hôtes, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Géré jusqu'ici avec un cahier papier et un calendrier mural. L’entreprise de cette démonstration : 14 chambres, avec des réservations venant de deux sites de réservation, du téléphone et de clients de passage.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• La même chambre a été donnée à deux clients, deux fois cette année. Le calendrier refuse un deuxième client dans une chambre déjà prise et propose les chambres libres.
• Les réservations de deux sites de réservation, du téléphone et des clients de passage étaient notées dans un cahier papier et un calendrier. Chaque réservation est saisie dans un seul calendrier des chambres, coloré selon sa provenance.
• Le service du ménage ne savait pas quelles chambres nettoyer en premier. Une liste quotidienne place en premier les chambres où un client part et un autre arrive, avec le statut de chaque chambre.
• Les extras comme le petit-déjeuner, les balades et les transferts depuis l'aéroport étaient ajoutés à la note de mémoire. Chaque extra est ajouté au séjour quand il est utilisé, et la note finale est la somme des nuits et de ces extras.
• Le propriétaire ne connaissait jamais le vrai taux d'occupation ni le canal qui rapporte le plus. Demandez quel canal rapporte le plus et obtenez la réponse après commission, par mois.

Les écrans conçus par l’équipe

• Un seul calendrier pour toutes les chambres, pour Réception et propriétaire : Chaque chambre jour par jour, colorée selon la provenance de la réservation, avec qui arrive, qui part et qui est dans la maison, et une vérification qu'aucune chambre n'a deux clients.
• Un deuxième client, refusé, pour Réception : Tenter de donner une chambre déjà prise à un autre client est bloqué, avec la raison et les chambres libres pour ces nuits.
• Aujourd'hui à la réception, pour Réception : Qui arrive, qui séjourne et qui part, avec la note en cours de chaque client et un bouton pour l'étape suivante.
• Quelle chambre nettoyer en premier, pour Ménage : Les chambres où un client part et un autre arrive aujourd'hui passent en premier, puis celles où l'on ne fait que partir, chacune avec son statut en une touche.
• Un séjour, avec les extras en une touche, pour Réception : Un petit-déjeuner, une balade guidée ou un transfert depuis l'aéroport s'ajoute au séjour au moment où il a lieu, et la note en cours suit.
• La note finale, pour Réception : Les nuits de chambre plus les extras, ce qui a déjà été payé et ce qu'il reste à payer, prête à enregistrer et à verrouiller.
• Occupation et chiffre d'affaires, pour Propriétaire : Le taux d'occupation du mois, le chiffre d'affaires, la commission versée et ce qu'il reste, puis douze mois de chiffre d'affaires par canal avec la courbe d'occupation.

Les routines exécutées

Dans cette session, l'équipe a prévu que le personnel saisisse les réservations des deux sites et enregistre les paiements ; rien ne se synchronise ni ne débite une carte tout seul.

• Extras sur la note. Quand un client prend un petit-déjeuner, une balade guidée ou un transfert depuis l'aéroport : Il est ajouté au séjour avec sa date, sa quantité et son prix : la note finale n'a plus besoin de mémoire.
• Chambre vers le ménage. Quand un client part : La chambre rejoint la liste du ménage comme sale, et passe en premier si un autre client arrive aujourd'hui.
• Garde-fou des doublons. Quand quelqu'un enregistre une réservation pour une chambre déjà prise : La réservation est refusée avec la raison, et les chambres libres pour ces nuits sont proposées à la place.

Ce qui change pour le propriétaire

• Aucune chambre promise deux fois. Chaque réservation figure dans un seul calendrier qui empêche un deuxième client de prendre une chambre déjà prise.
• Une note déjà juste. Les extras sont ajoutés au séjour quand ils ont lieu : le client paie exactement ce qu'il a utilisé.
• Des chiffres réels pour le propriétaire. Le taux d'occupation et ce que chaque canal de réservation laisse après commission sont à une page de distance, par mois.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Ana, Archie, Dax, Dez, Sentry, Cody.

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