Un logiciel pour un cabinet de conseil, que vous décrivez en mots simples

Le point de départ

Géré jusqu'ici avec un tableur de feuilles de temps rempli à la fin de chaque semaine. L’entreprise de cette démonstration : 18 consultants qui travaillent sur plusieurs projets clients à la fois.

Il s’agit d’une démonstration du produit avec une entreprise fictive, et non d’un témoignage client.

Ce dont l’application s’occupe

• Les heures étaient saisies dans un tableur en fin de semaine, souvent en retard et de façon incomplète. Une grille hebdomadaire liste déjà les projets de chaque consultant : les heures sont saisies dans la semaine, et les semaines non envoyées apparaissent aux responsables.
• Les factures partaient tard et le cabinet facturait moins que ce qu'il aurait dû. Les heures validées et les jalons atteints sont rassemblés pour la comptabilité, qui en fait une facture brouillon en quelques clics.
• Personne ne voyait qui était surchargé et qui était disponible pour le prochain projet. Une grille d'affectation montre la charge de chacun semaine par semaine, avec les heures surréservées et libres en couleurs.
• Les budgets des projets étaient dépassés avant que quiconque s'en aperçoive. Le budget consommé de chaque projet est comparé à son planning, avec des alertes à trois niveaux et une prévision.
• Le taux d'utilisation, la rentabilité des projets et la facturation du mois n'étaient pas réunis au même endroit. Demandez ce que le cabinet facturera ce mois-ci et ce qui le retarde, et l'équipe répond à partir des données.

Les écrans conçus par l’équipe

• Le cabinet, ce mois-ci, pour Associés : Ce que le cabinet prévoit de facturer ce mois-ci, ce qui est bloqué par les feuilles de temps, le taux d'utilisation par rapport à l'objectif, les budgets à surveiller et qui a des heures manquantes.
• Ma semaine, en quelques chiffres, pour Consultants : La semaine liste déjà les projets du consultant. Saisir ses heures, c'est taper des heures n'importe quel jour, avec une note pour la ligne de facture.
• Qui est disponible, qui est surréservé, pour Associés : Huit semaines, personne par personne, en couleurs : surréservé, complet, partiellement réservé et disponible, avec à côté la liste des personnes qui ont le plus d'heures libres.
• Des budgets suivis avant d'être dépassés, pour Chefs de projet : Le budget consommé de chaque projet par rapport à l'avancement de son planning, avec une prévision et la date à laquelle il atteint la prochaine alerte.
• Valider une semaine, pour Chefs de projet : Les semaines envoyées jour par jour, avec les heures qui méritent un second regard signalées, et ce que la validation ajoute aux factures de ce mois.
• Du temps validé à la facture, pour Comptabilité : Les heures validées et les jalons atteints sont prêts à être ajoutés à une facture brouillon, et le brouillon montre ses lignes, sa TVA et son échéance avant d'être émis.
• Quels projets sont rentables, pour Associés : Le chiffre d'affaires réalisé par rapport au coût du temps pour chaque projet, avec la marge à ce jour et la marge vers laquelle le projet se dirige.

Les routines exécutées

Dans cette session, l'équipe a prévu que les alertes de budget et les rappels de feuilles de temps soient enregistrés et envoyés par une personne, de sorte que rien ne part tout seul.

• Prêt à facturer. Quand un chef de projet valide une semaine : Les heures apparaissent dans le montant prêt à facturer pour ce client, au taux de facturation, afin que la comptabilité les ajoute à une facture brouillon.
• Alertes de budget. Quand un projet dépasse 75%, 90% ou 100% de son budget : Le projet affiche l'état de son budget, et le chef de projet enregistre l'alerte, qui prévient le chef de projet et l'associé.
• Feuilles de temps manquantes. Quand une semaine se clôt avec des heures manquantes : La vue d'ensemble de l'associé liste qui a des heures manquantes et combien, avec un rappel qu'une personne choisit d'envoyer.

Ce qui change pour le propriétaire

• Des factures qui partent à temps. Les heures sont saisies et validées dans la semaine : on sait ce qui est prêt à facturer et rien n'est oublié.
• Qui est disponible, d'un coup d'œil. Le prochain projet est doté en personnel grâce à la grille de couleurs des heures libres et surréservées, sans avoir à demander à droite et à gauche.
• Des budgets qui alertent tôt. Le budget de chaque projet est comparé à son planning : un dépassement apparaît quand on peut encore agir.

Qui y travaille

Leo, le chef d’équipe, a fait appel aux experts dont ce travail avait besoin : Leo, Archie, Ana, Dax, Dez.

Réponses associées

• Voir l’exemple

• Comment créer une application métier sans code