Dónde empieza
Hasta ahora funcionaba con una agenda de papel, un calendario compartido y notas guardadas en parte en papel. El negocio de esta demostración: Tres médicos, dos enfermeras, una recepción y unos 60 pacientes al día.
Esto es una demostración del producto con un negocio inventado, no un caso de cliente.
De qué se ocupa la aplicación
- Algunas horas estaban sobrerreservadas mientras otras quedaban vacías, así que los pacientes esperaban demasiado. El tablero del día muestra el tiempo libre y sobrerreservado de cada médico mientras la recepción reserva, y sobrerreservar exige un motivo.
- Las ausencias le costaban mucho a la clínica. Un recordatorio sale el día antes en el idioma del paciente, y la recepción recibe una lista de los pacientes a los que no llegó.
- La recepción no sabía qué cubre la aseguradora ni cuánto tiene que pagar todavía el paciente. El cargo de cada consulta se divide en la llegada entre la parte de la aseguradora y la del paciente, y las dos siempre suman el total.
- Nadie podía ver cuán ocupado está realmente cada médico. El dueño ve las horas reservadas, vacías y sobrerreservadas de cada médico, hora por hora, y dónde se concentran las ausencias.
Las pantallas que diseñó el equipo
- Hoy, médico por médico, para Recepción: Una columna por médico. El tiempo libre se dibuja como espacio rayado por llenar, el tiempo sobrerreservado destaca en coral, y los pacientes que están ahora en la clínica aparecen con el tiempo que lleva esperando cada uno.
- Reserva, con aviso antes de sobrerreservar, para Recepción: Cuando la hora está ocupada, la recepción ve quién la tiene y los horarios libres cercanos. Reservar de todos modos exige escribir un motivo. Un paciente que falta a menudo aparece marcado primero.
- Cada factura, dividida entre aseguradora y paciente, para Recepción: La parte de la aseguradora y la parte del paciente de cada consulta, fijadas en la llegada y siempre sumando el total. La recepción ve lo que el paciente aún debe antes de que se vaya.
- Cuán ocupado está cada médico, para Dueño: Horas reservadas, vacías y sobrerreservadas de la semana, cada médico hora por hora, y cuándo los pacientes faltan a sus citas. La página señala las horas que conviene reequilibrar.
- Pacientes a los que llamar antes de mañana, para Recepción: Los recordatorios salen el día antes en el idioma de cada paciente. Los pocos que no llegaron al paciente pasan a una lista breve de llamadas, con las ausencias repetidas marcadas.
Rutinas que ejecuta
En esta sesión el dueño eligió recordatorios un día antes, en el idioma de cada paciente, y una marca para quienes faltan de forma repetida en lugar de una multa.
- Recordatorio el día antes. El día antes de cada cita: Se prepara un recordatorio en el idioma que eligió el paciente. Una cita cancelada o movida lo detiene o lo reemplaza.
- Pacientes a los que llamar. Cuando el recordatorio de mañana no ha llegado a un paciente: El paciente pasa a la lista de llamadas de la recepción con la hora de la cita y el número de teléfono.
- Marca de ausencias repetidas. Cuando un paciente vuelve a faltar a sus citas: Se marca el expediente del paciente, y la recepción ve la marca al reservar y en la llegada. Nunca bloquea una reserva.
Qué cambia para el dueño
- Un día con las horas bien repartidas. La recepción ve el tiempo libre y sobrerreservado de cada médico mientras reserva, así que las horas saturadas y las vacías dejan de estar una al lado de otra.
- Menos citas perdidas. Los recordatorios salen el día antes, y la recepción llama solo a los pocos pacientes a los que no llegó un recordatorio.
- Sin adivinar en la caja. Cada consulta muestra la parte de la aseguradora y lo que debe el paciente, antes de que el paciente se vaya.
Quién trabaja en ello
Leo, el líder, llamó a los expertos que este trabajo necesitaba: Leo, Ana, Archie, Dax, Dez.
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