Software para una consultora que describes con tus palabras

Dónde empieza

Hasta ahora se gestionaba con una hoja de cálculo de partes de horas que se rellenaba al final de cada semana. El negocio de esta demostración: 18 consultores que trabajan en varios proyectos de clientes a la vez.

Esto es una demostración del producto con un negocio inventado, no un caso de cliente.

De qué se ocupa la aplicación

• Las horas se registraban en una hoja de cálculo al final de la semana, muchas veces tarde e incompletas. Una cuadrícula semanal ya lista los proyectos de cada consultor, así que las horas se escriben durante la semana, y los responsables ven las semanas sin enviar.
• Las facturas salían tarde y la firma facturaba de menos. Las horas aprobadas y los hitos completados se reúnen para finanzas, que los convierte en un borrador de factura en unos pocos clics.
• Nadie podía ver quién está sobrecargado y quién está libre para el siguiente proyecto. Una cuadrícula de asignación muestra la carga de cada persona semana a semana, con las horas sobrecargadas y libres en color.
• Los presupuestos de los proyectos se agotaban antes de que nadie se diera cuenta. El presupuesto consumido de cada proyecto se compara con su calendario, con advertencias en tres niveles y una previsión.
• La utilización, la rentabilidad de los proyectos y la facturación de este mes no estaban en un solo lugar. Pregunta qué facturará la firma este mes y qué lo retrasa, y el equipo responde a partir de los registros.

Las pantallas que diseñó el equipo

• La firma, este mes, para Socios: Lo que la firma espera facturar este mes, lo que está retenido por los partes de horas, la utilización frente al objetivo, los presupuestos que vigilar y quién tiene horas sin registrar.
• Mi semana, en pocos números, para Consultores: La semana ya lista los proyectos del consultor. Registrar es escribir las horas de cualquier día, con una nota para la línea de factura.
• Quién está libre, quién está sobrecargado, para Socios: Ocho semanas, persona por persona, en color: sobrecargado, completo, parcialmente ocupado y libre, con las personas que tienen más horas libres en una lista al lado.
• Presupuestos, antes de que se agoten, para Responsables de proyecto: El presupuesto consumido de cada proyecto frente a lo avanzado de su calendario, con una previsión y la fecha en que llega a la siguiente alerta.
• Aprobar una semana, para Responsables de proyecto: Las semanas enviadas día por día, con las horas que merecen una segunda mirada señaladas, y lo que añade aprobar a las facturas de este mes.
• De las horas aprobadas a una factura, para Finanzas: Las horas aprobadas y los hitos completados están listos para añadirse a un borrador de factura, y el borrador muestra sus líneas, el IVA y el vencimiento antes de emitirse.
• Qué proyectos se pagan solos, para Socios: Los ingresos obtenidos frente al coste del tiempo de cada proyecto, con el margen hasta la fecha y el margen hacia el que va el proyecto.

Rutinas que ejecuta

En esta sesión el equipo planteó que las alertas de presupuesto y los recordatorios de partes de horas los registre y envíe una persona, de modo que nada sale por sí solo.

• Listo para facturar. Cuando un responsable de proyecto aprueba una semana: Las horas aparecen en el importe listo para facturar de ese cliente, a la tarifa de facturación, para que finanzas las añada a un borrador de factura.
• Alertas de presupuesto. Cuando un proyecto supera el 75%, el 90% o el 100% de su presupuesto: El proyecto muestra el estado de su presupuesto, y el responsable de proyecto registra la alerta, que avisa al responsable y al socio.
• Partes de horas pendientes. Cuando una semana se cierra con horas sin registrar: La visión general del socio lista quién tiene horas pendientes y cuántas, con un recordatorio que una persona decide enviar.

Qué cambia para el dueño

• Facturas que salen a tiempo. Las horas se registran y se aprueban durante la semana, así que se sabe qué está listo para facturar y no se queda nada atrás.
• Quién está libre, de un vistazo. El siguiente proyecto se dota de personal con la cuadrícula de colores de horas libres y sobrecargadas, no preguntando por ahí.
• Presupuestos que avisan pronto. El presupuesto de cada proyecto se compara con su calendario, así que un exceso se ve cuando todavía se puede hacer algo.

Quién trabaja en ello

Leo, el líder, llamó a los expertos que este trabajo necesitaba: Leo, Archie, Ana, Dax, Dez.

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