Der Ausgangspunkt
Der Kurskalender wurde bisher in einer Tabelle geführt. Das Geschäft in dieser Demonstration: Kurze Fachkurse, vier Räume, fünfzehn freiberufliche Trainer.
Dies ist eine Produktdemonstration mit einem erfundenen Unternehmen, keine Kundengeschichte.
Worum sich die App kümmert
- Bis zur letzten Minute wusste niemand, ob ein Kurs genug Teilnehmer hatte. Jeder Kurstermin zeigt seine Plätze im Verhältnis zur Mindestzahl, und ein gefährdeter Kurstermin wird Tage vor der Entscheidung gemeldet.
- Anmeldungen kamen per Telefon und E-Mail, Trainer und Räume wurden von Hand gebucht. Ein Kurskalender enthält Anmeldungen, Zahlungen, Trainer und Räume.
- Zertifikate wurden einzeln getippt, und Firmen verlangten Rechnungen. Zertifikate ergeben sich aus der Anwesenheitsliste, und Firmenbuchungen tragen ihre Rechnungen.
- Kein Überblick, welche Kurse sich füllen und welche sich rechnen. Auslastung und Marge je Kurs auf einer Seite.
Die vom Team entworfenen Bildschirme
- Die Anwesenheitsliste, für Koordinatoren und Trainer: Die Liste einer Sitzung auf dem Tablet. Anwesend, verspätet, abwesend oder entschuldigt ist ein Tipp pro Teilnehmer.
- Zertifikate, für Koordinatoren: Wer die Anwesenheitsregel erfüllt hat und wer nicht, mit dem druckbaren Zertifikat neben der Liste.
- Firmenkunden, für Büro: Jede Firma mit ihren Kontakten, den Mitarbeitenden, die sie für Kurse gebucht hat, und dem, was in Rechnung gestellt wurde.
- Auswertung: Auslastung und Gewinn, für Inhaber: Ein Teil der Auswertungsseite: wie voll die Kurse sind und was sie nach Trainer- und Raumkosten einbringen.
Routinen, die es ausführt
Das Team hat in dieser Sitzung Go oder No-go für jeden Kurstermin, Zertifikate aus der Anwesenheit und Firmenrechnungen geplant. Der E-Mail-Versand an Teilnehmer blieb außen vor, bis seine Einrichtung geprüft ist.
- Gefährdeter Kurstermin. Wenn ein Kurstermin vor seinem Entscheidungsdatum unter der Mindestzahl liegt: Er wird dem Inhaber gemeldet, mit den belegten Plätzen und dem, was er braucht.
- Zertifikate. Wenn ein Teilnehmer die Anwesenheitsregel erfüllt: Sein Zertifikat ist aus der Anwesenheitsliste druckbereit, ohne dass etwas neu getippt wird.
- Firmenrechnungen. Wenn eine Firma Plätze für ihre Mitarbeitenden bucht: Die Buchung trägt ihre Rechnung, sodass beide zusammenbleiben.
Was sich für die Inhaberin oder den Inhaber ändert
- Keine Überraschungen in letzter Minute. Jeder Kurs zeigt, wie voll er im Verhältnis zur nötigen Zahl ist, sodass früh über die Durchführung entschieden wird und nicht erst am Morgen.
- Zertifikate ohne Neutippen. Die Anwesenheit wird einmal pro Sitzung erfasst, und die Zertifikatsliste ergibt sich daraus.
- Firmenbuchungen und Rechnungen zusammen. Mitarbeitende, Kurse und Rechnungen einer Firma stehen auf einer Seite, sodass niemand eine Rechnung aus E-Mails neu zusammenbauen muss.
Wer daran arbeitet
Leo, die Teamleitung, hat die Fachleute dazugeholt, die diese Aufgabe brauchte: Leo, Archie, Dax, Dez, Sentry, Cody.
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