Software für eine Beratungsfirma, die Sie in einfachen Worten beschreiben

Der Ausgangspunkt

Bisher geführt mit einer Stundentabelle, die am Ende jeder Woche ausgefüllt wird. Das Geschäft in dieser Demonstration: 18 Berater, die an mehreren Kundenprojekten gleichzeitig arbeiten.

Dies ist eine Produktdemonstration mit einem erfundenen Unternehmen, keine Kundengeschichte.

Worum sich die App kümmert

• Stunden wurden am Ende der Woche in eine Tabelle eingetragen, oft zu spät und unvollständig. Ein Wochenraster listet die Projekte jedes Beraters bereits auf, sodass Stunden während der Woche eingetippt werden, und nicht eingereichte Wochen sind für die Manager sichtbar.
• Rechnungen gingen spät raus, und die Firma stellte zu wenig in Rechnung. Freigegebene Stunden und erreichte Meilensteine werden für die Buchhaltung gesammelt, die daraus mit wenigen Klicks einen Rechnungsentwurf macht.
• Niemand konnte sehen, wer überlastet und wer für das nächste Projekt frei ist. Ein Einsatzraster zeigt die Auslastung jeder Person Woche für Woche, mit überbuchten und freien Stunden in Farbe.
• Projektbudgets waren gesprengt, bevor es jemand merkte. Das verbrauchte Budget jedes Projekts wird gegen seinen Zeitplan gezeichnet, mit Warnungen auf drei Stufen und einer Prognose.
• Auslastung, Projektprofitabilität und die Abrechnung dieses Monats waren nicht an einem Ort. Fragen Sie, was die Firma diesen Monat abrechnen wird und was es aufhält, und das Team antwortet aus den Daten.

Die vom Team entworfenen Bildschirme

• Die Firma, dieser Monat, für Partner: Was die Firma diesen Monat voraussichtlich abrechnet, was durch Stundenzettel aufgehalten wird, die Auslastung gegenüber dem Ziel, die Budgets, die im Auge zu behalten sind, und wem Stunden fehlen.
• Meine Woche in wenigen Zahlen, für Berater: Die Woche listet die Projekte des Beraters bereits auf. Erfassen heißt, Stunden an jedem Tag einzutippen, mit einer Notiz für die Rechnungszeile.
• Wer ist frei, wer überbucht, für Partner: Acht Wochen, Person für Person, in Farbe: überbucht, voll, teilweise gebucht und frei, mit den Personen mit den meisten freien Stunden daneben.
• Budgets, bevor sie gesprengt werden, für Projektleiter: Das verbrauchte Budget jedes Projekts gegenüber dem Stand seines Zeitplans, mit einer Prognose und dem Datum, an dem die nächste Warnung erreicht wird.
• Eine Woche freigeben, für Projektleiter: Eingereichte Wochen Tag für Tag, mit den Stunden, die einen zweiten Blick brauchen, markiert, und was die Freigabe auf die Rechnungen dieses Monats bringt.
• Von freigegebener Zeit zur Rechnung, für Buchhaltung: Freigegebene Stunden und erreichte Meilensteine sind bereit für eine Rechnung im Entwurf, und der Entwurf zeigt seine Positionen, Umsatzsteuer und das Zahlungsziel, bevor er gestellt wird.
• Welche Projekte sich lohnen, für Partner: Verdienter Umsatz gegenüber den Zeitkosten für jedes Projekt, mit der bisherigen Marge und der Marge, auf die das Projekt zusteuert.

Routinen, die es ausführt

In dieser Sitzung hat das Team geplant, dass Budgetwarnungen und Erinnerungen an Stundenzettel von einer Person erfasst und versendet werden, damit nichts von allein hinausgeht.

• Bereit zur Abrechnung. Wenn ein Projektleiter eine Woche freigibt: Die Stunden erscheinen zum Verrechnungssatz im abrechenbaren Betrag für diesen Kunden, damit die Buchhaltung sie in einen Rechnungsentwurf aufnehmen kann.
• Budgetwarnungen. Wenn ein Projekt 75%, 90% oder 100% seines Budgets überschreitet: Das Projekt zeigt seinen Budgetstand, und der Projektleiter erfasst die Warnung, die den Projektleiter und den Partner informiert.
• Fehlende Stundenzettel. Wenn eine Woche mit fehlenden Stunden endet: Der Überblick der Partner listet auf, wem Stunden fehlen und wie viele, mit einer Erinnerung, die eine Person zum Versand auswählt.

Was sich für die Inhaberin oder den Inhaber ändert

• Rechnungen, die pünktlich rausgehen. Stunden werden in der Woche erfasst und freigegeben, deshalb ist bekannt, was abgerechnet werden kann, und nichts bleibt liegen.
• Wer frei ist, auf einen Blick. Das nächste Projekt wird aus dem Farbraster der freien und überbuchten Stunden besetzt, nicht durch Herumfragen.
• Budgets, die früh warnen. Das Budget jedes Projekts wird gegen seinen Zeitplan gestellt, sodass eine Überschreitung sichtbar wird, solange sich noch etwas tun lässt.

Wer daran arbeitet

Leo, die Teamleitung, hat die Fachleute dazugeholt, die diese Aufgabe brauchte: Leo, Archie, Ana, Dax, Dez.

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