نقطة البداية
كانت تُدار حتى الآن بجدول ساعات يُملأ في نهاية كل أسبوع. النشاط في هذا العرض: 18 مستشاراً يعملون على عدة مشاريع لعملاء في وقت واحد.
هذا عرض للمنتج بنشاط افتراضي، وليس قصة عميل.
ما الذي يتولاه التطبيق
- كانت الساعات تُسجَّل في جدول بيانات في نهاية الأسبوع، وغالباً متأخرة وناقصة. شبكة أسبوعية تعرض مشاريع كل مستشار جاهزة، فتُكتب الساعات خلال الأسبوع، وتظهر للمديرين الأسابيع التي لم تُرسَل.
- كانت الفواتير تصدر متأخرة وكانت الشركة تفوتر أقل مما ينبغي. تُجمَّع الساعات المعتمدة والمراحل المنجزة للمالية، فتحوّلها إلى مسودة فاتورة ببضع نقرات.
- لم يكن أحد يرى من أثقلته المهام ومن هو متاح للمشروع القادم. شبكة توزيع تعرض حِمل كل شخص أسبوعاً بأسبوع، وتُظهر الساعات الزائدة والمتاحة بالألوان.
- كانت ميزانيات المشاريع تُتجاوز قبل أن ينتبه أحد. يُرسم ما استُهلك من ميزانية كل مشروع مقابل جدوله، مع تحذيرات على ثلاثة مستويات وتوقع.
- لم تكن نسبة الاستغلال وربحية المشاريع وفوترة هذا الشهر في مكان واحد. اسأل عمّا ستفوتره الشركة هذا الشهر وما يعطّله، فيجيبك الفريق من السجلات.
الشاشات التي صمّمها الفريق
- المكتب، هذا الشهر، لـالشركاء: ما يتوقع المكتب أن يفوتره هذا الشهر، وما تعطّله جداول الساعات، ونسبة الاستغلال مقابل الهدف، والميزانيات التي تستحق المتابعة، ومن تنقصه ساعات.
- أسبوعي، في بضعة أرقام، لـالمستشارون: يعرض الأسبوع مشاريع المستشار جاهزة. التسجيل هو كتابة الساعات في أي يوم، مع ملاحظة لسطر الفاتورة.
- من هو متاح ومن أثقلته المهام، لـالشركاء: ثمانية أسابيع، شخصاً بعد شخص، بالألوان: مثقل بالحجوزات، ومكتمل، ومحجوز جزئياً، ومتاح، مع قائمة بأكثر الأشخاص ساعات متاحة إلى جانبها.
- الميزانيات، قبل أن تُتجاوز، لـقادة المشاريع: ما استُهلك من ميزانية كل مشروع مقابل مدى تقدمه في جدوله، مع توقع، وموعد وصوله إلى التنبيه التالي.
- اعتماد أسبوع، لـقادة المشاريع: الأسابيع المرسلة يوماً بيوم، مع تعليم الساعات التي تحتاج إلى نظرة ثانية، وما يضيفه الاعتماد إلى فواتير هذا الشهر.
- من الوقت المعتمد إلى الفاتورة، لـالمالية: الساعات المعتمدة والمراحل المنجزة جاهزة للإضافة إلى مسودة فاتورة، وتعرض المسودة بنودها وضريبة القيمة المضافة وتاريخ الاستحقاق قبل إصدارها.
- أي المشاريع يستحق عناءه، لـالشركاء: الإيراد المكتسب مقابل تكلفة الوقت لكل مشروع، مع الهامش حتى الآن والهامش الذي يتجه إليه المشروع.
المهام الروتينية التي يشغّلها
في هذه الجلسة خطّط الفريق لأن تُسجَّل تنبيهات الميزانية وتذكيرات جداول الساعات ويرسلها شخص، فلا يُرسَل شيء من تلقاء نفسه.
- جاهز للفوترة. عندما يعتمد قائد المشروع أسبوعاً: تظهر الساعات ضمن المبلغ الجاهز للفوترة لذلك العميل بسعر الفوترة، لتضيفها المالية إلى مسودة فاتورة.
- تنبيهات الميزانية. عندما يتجاوز مشروع 75% أو 90% أو 100% من ميزانيته: يعرض المشروع حالة ميزانيته، ويسجّل قائد المشروع التنبيه، فيصل إلى القائد والشريك.
- جداول ساعات ناقصة. عندما ينتهي أسبوع وتنقصه ساعات: تسرد نظرة الشريك العامة من تنقصه ساعات وكم ساعة، مع تذكير يختار شخص إرساله.
ما الذي يتغير لدى المالك
- فواتير تصدر في وقتها. تُسجَّل الساعات وتُعتمد خلال الأسبوع، فيُعرف ما هو جاهز للفوترة ولا يُترك شيء خلفنا.
- من هو متاح، بنظرة واحدة. يُوزَّع فريق المشروع القادم من شبكة الألوان للساعات المتاحة والمثقلة، لا بالسؤال هنا وهناك.
- ميزانيات تحذّر مبكراً. تُقاس ميزانية كل مشروع مقابل جدوله، فيظهر التجاوز وما زال بالإمكان فعل شيء.
من يعمل عليه
استدعى ليو، القائد، الخبراء الذين احتاجهم هذا العمل: ليو، آرتشي، آنا، داكس، ديز.
أجوبة ذات صلة
أخبر الفريق بما يحتاجه نشاطك
صِفه بكلماتك. وأنت توافق على ما يُنشر.
ابدأ الآنكل المزايا